Reka-home.ru

Река Хом
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Авансовый отчет надо ли указывать содержание чека

Какие чеки приложить к авансовому отчету

Чек и товарный чек для авансового отчета — это документы, подтверждающие расходы подотчетного лица. Принять к учету допускается только те формы, которые отвечают новым законодательным требованиям.

Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Есть всего три дня, чтобы отчитаться! Сделать это помогут образцы и инструкции КонсультантПлюс. Получите бесплатно доступ на 2 дня, чтобы воспользоваться.

Требования к документам, подтверждающим расходы

В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:

  • наименование организации и ИНН;
  • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
  • должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
  • наименование документа и признак расчета;
  • регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
  • адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
  • номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
  • наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
  • форма расчета;
  • ставка и сумма НДС;
  • система налогообложения;
  • код товара.

Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.

Кассовый чек

Еще в 2019 году с введением Федерального закона №129-ФЗ от 06.06.2019 стали действовать новые правила, какие чеки принимаются к авансовому отчету в 2020 году, поэтому проверьте, чтобы фискальный бланк содержал дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя;
  • ИНН покупателя;
  • страна происхождения товара;
  • номер таможенной декларации;
  • сумма акциза.

Какие реквизиты допустимо не указывать в бумажном ФКЧ, определяет ФНС (п. 1.1 ст. 4.7 закона №54-ФЗ). Например, в нем могут отсутствовать номер смены и номер ФКЧ за смену.

Товарный чек

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2020 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Чек, полученный в электронной форме

Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 (ред. от 29.08.2019). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

Бланки строгой отчетности

Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.

Какими документами нельзя подтвердить расходы

Представители Минфина и ФНС неоднократно указывали бухгалтерам на то, какие чеки нельзя принимать к авансовому отчету:

  • документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
  • ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
  • содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
  • документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.

Электронный посадочный талон

Оплату проезда командированных работников учитывайте в налоговых расходах на основании распечатанного электронного билета, посадочного талона (письмо Минфина №03-03-06/1/4908 от 28.01.2020).

При потере электронного билета расходы на перелет подтвердит справка авиакомпании, что командированный летел рейсом, указанным в билете. Если нет справки, Минфин разрешает обосновать расходы билетом и документами, косвенно подтверждающими перелет (письмо Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2019), — отметкой в загранпаспорте и т. п.

Учет НДС по авансовым отчетам

Важным условием для принятия НДС к вычету будет правильное оформление документов, предоставленных подотчетным лицом. При этом требования к документам исполнительных и судебных органов по этому вопросу разнятся. Разбираемся, как учитывать НДС по авансовым отчетам.

Как учитывать НДС в авансовых отчетах

Расходование подотчетных средств — это, как правило, расчеты наличными. В связи с чем возникают сложности в администрировании НДС. Статья 172 НК РФ определяет, что основанием для принятия налога на добавленную стоимость к вычету является счет-фактура (СФ).

Между тем, этот документ выписывается в расчетах с юридическими лицами, чаще всего при безналичной оплате. В случае расходования подотчетных средств нормой являются случаи, когда товары (работы, услуги) отпускаются «подотчетнику» как физическому лицу, без выставления СФ. Это происходит при расчетах с компаниями розничной торговли и небольшими фирмами.

Если указанный документ выписан, то учесть сумму налога не составляет труда. Эти суммы проводятся как входящий НДС с последующим принятием к вычету.

Существует два способа отражения НДС в авансовом отчете в бухгалтерском и налоговом учете.

1. Способ отражения НДС по утвержденному авансовому отчету предполагает проводки:

Дебет 20, 26, 44, 91Кредит 71Сумма по утверждённому авансовому отчету
Дебет19Кредит 71НДС с суммы расходов
Дебет68Кредит19НДС принят к вычету

2. Способ отражения по платежным документам:

Дебет 20, 26, 44, 91Кредит 60Сумма расходов по платежным документам
Дебет 19Кредит 60Сумма НДС в платежных документах
Дебет 60Кредит 71Утвержден авансовый отчет
Дебет 68Кредит 19НДС принят к вычету

Если СФ отсутствует, то у плательщика все равно остается возможность произвести списание НДС. Это сопряжено с вероятными претензиями со стороны налоговиков, но перспективы воспользоваться этим правом благоприятны.

Как провести авансовый отчет, если НДС в чеке выделен, но нет счета-фактуры

С переходом ритейлеров на онлайн-кассы с 2017 года в обязательном порядке в кассовом чеке выделяется сумма налога. Казалось бы, этот факт снимает вопросы о праве организаций на вычет без оформления СФ. Однако позиция налоговых органов и Минфина в этом случае не на стороне налогоплательщика.

Так, согласно ст. 21 НК РФ налогоплательщик имеет право получать письменные разъяснения от Минфина по вопросам применения законодательства РФ о налогах сборах. Эту возможность финансисты обеспечивают, издавая подзаконные акты. По вопросу НДС к вычету мнение однозначное: существует строго оговоренный перечень документов, дающих право на вычет НДС по авансовому отчету. Ведомство ссылается на ст. 171-172 НК РФ.

В этот перечень включены:

  • СФ;
  • платежные документы, подтверждающие оплату НДС при ввозе товаров из-за границы (таможенная декларация);
  • иные документы могут служить основанием для вычета налога в случае, если они подтверждают уплату НДС непосредственно в бюджет, а также оплату командировочных и представительских расходов;
  • документы, подтверждающие оплату налога налоговым агентом;
  • при покупке имущества для внесения в уставный фонд основанием может служить документы о передаче активов.

Во всех остальных случаях Минфин в своем Письме от 24.01.2017 № 03-07-11/3094 разъясняет, что СФ для принятия НДС к вычету обязателен.

Помимо этого, НДС, не принятый к вычету, нельзя отнести на расходы при расчете налога на прибыль. Минфин аргументирует, что в ст. 170 НК такой вид расходов не обозначен. Однако ведомство в письме указывает, что нормативный акт носит разъяснительно-рекомендательный характер.

Кроме того, существует позитивная судебная практика, принимающая по этому вопросу сторону налогоплательщика.

Постановление Верховного Арбитражного Суда от 13.05.2008 № 17718/07 разъясняет, что при розничной покупке требование по выставлению СФ считается выполненным, если продавец представил документ установленного образца (кассовый чек). При рассмотрении конкретной ситуации Высший Арбитражный суд допустил принятие к вычету НДС по кассовому чеку. Но это, скорее, исключение из правил.

Несмотря на благоприятную судебную перспективу, бухгалтеры предпочитают не ставить суммы налога без оформления в СФ к вычету.

За какие ошибки в учете подотчетных сумм последует доначисление налога

При обнаружении ошибок в авансовых отчетах подотчетные суммы могут быть не приняты к расходам работодателя, а сотруднику доначислят налог. Частые ошибки, которые приводят к доначислению НДФЛ при налоговой проверке описаны ниже.

В товарном чеке нет расшифровки товара

При покупке через подотчетное лицо в товарном чеке обязательно следует указать все товары. Покупки должны совершаться для целей организации (п.1. ст.252 НК РФ). Считается ошибкой, ели в товарнике указано «Бытовая химия на сумму 3790 рублей» без указания конкретного вида товара, количества, цены за единицу и общей суммы. Но если чек составлен неверно, работник вправе написать пояснение (например, в форме служебной записки) с перечислением всех товаров и приложить к авансовому отчету. Но такое пояснение должен подтвердить генеральный директор фирмы.

В чеке не указано ФИО продавца, его должность и подпись

Согласно п.2 ст.9 закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указаны обязательные реквизиты для заполнения первичной документации. Так, в 2019 году в товарном чеке нужны обязательно подпись, должность и ФИО продавца. Но подтвердить товарный чек необходимо кассовым. А вот наличие печати или слова «оплачено» на товарном чеке не считается обязательным.

Если в товарном чеке не указан номер

Отсутствие номера в товарнике не относится к нарушению, как, например, если в чеке нет подписи продавца. Так как нумерация документа не считается обязательным к заполнению.

В авансовом отчете в кассовом чеке стоит время выходного дня или нерабочего времени

Если в чеке указано нерабочее время и праздничный день, либо чек для авансового отчета пробит в выходной день, то такие расходы не включатся при расчете налоговой базы. Допустимым расхождением считается пять минут после окончания рабочего дня. Так, для организации выгоднее покупать товары через подотчетные лица с ненормированным рабочим днем либо гибким графиком. Если чек пробит в нерабочее время, то работник прикладывает к авансовому отчету служебную записку.
Расходы, на которые уменьшаются доходы, перечислены в п.1 ст. 252 Налогового Кодекса.

В чеке гостиницы указаны вымышленные реквизиты

При проживании в гостинице во время командировки в квитанции гостиницы указывается ИНН. Если же гостиница не зарегистрирована как ИП или юридическое лицо, а в документах указала неверные реквизиты, то подотчетное лицо не несет ответственности. Опираясь при выборе гостиницы на местоположение, цену и удобства, у компании нет возможности проверить достоверность информации.

Выдана гостиничная квитанция по форме 3-Г за проживание

Оплата гостиничного номера подтверждается чеком ККТ либо бланком строгой отчетности. Так как форма 3-Г не применяется с 2008 года, а расходы, указанные в ней, не учитываются в общий итог затрат.

Читать еще:  В каком месяце и какого числа будет амнистия в таджикистане 2021 году

Если в одном чеке принимаемые и непринимаемые расходы

Расходы, которые не принимаются к налогообложению, перечислены в ст. 270 НК РФ. При проверке авансового отчета налоговики обращают внимание на цели затрат. И если в чеке указаны представительские расходы, доказанные нормативными документами фирмы, то на них не уменьшается сумма налога.

В товарном чеке указано частное лицо

При указании в товарном чеке подотчетного лица, а не организации, возможны споры с налоговой при проверке. Для их избегания обязательно заполнить авансовый отчет на сотрудника, который совершил покупку для нужд фирмы. На обратной стороне отчета указать основание приобретения товарным чеком.

В подотчетном чеке сумма указана со скидкой

Часто у бухгалтеров возникает вопрос: как учесть затраты, если продавец сделал скидку при покупке. Так, если подотчетное лицо принесло чек с указанием суммы, уменьшенной на размер скидки, то к учету принимается сумма со скидкой.

Особенности авансового отчета без кассового чека

  • Что нужно прилагать к авансовому отчету
  • Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем БСО
  • Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
  • Дополняем авансовый отчет товарным чеком
  • Итоги

Что нужно прилагать к авансовому отчету

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.

В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение).

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
Можно ли принять к учету авансовый отчет с товарным чеком, но без кассового? Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем следует отметить, что в структуре формы АО-1, предлагаемой постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 в качестве унифицированной формы для составления авансового отчета (как и в ее аналоге, применяемом для бюджетных учреждений, — форме 0504505, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В настоящее время большинство продавцов должны использовать онлайн-ККТ и выдавать покупателям кассовый чек, соответствующий всем требованиям закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Работать без ККТ и выдавать иные документы о расчете могут только лица, освобожденные от применения ККТ. Если продавец свою кассовую обязанность игнорирует, закон нарушает он, а не покупатель. Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ. Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас. Но следует помнить, что это сопряжено с опеределенными рисками. В основном, по части подтверждения расходов для целей налогообложения.

Итак, к документам, которые содержат необходимые для первички реквизиты (номер, дату, содержание расходов), кроме кассового чека, относятся:

  • бланк строгой отчетности (в том числе, например, авиабилет);
  • квитанция ПКО;
  • товарный чек.

Рассмотрим, каковы требования к оформлению каждого из упомянутых документов.

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем БСО

Итак, авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Чтобы к расходам не было претензий, БСО должен отвечать требованиям закона.

В настоящее время большинство продавцов должны формировать БСО с помощью автоматизированных устройств, по сути, приравненных к онлайн-ККТ, а такие БСО равнозначны чекам ККТ.

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

  • печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
  • в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.

Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».

Дополняем авансовый отчет товарным чеком

Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:

  • порядковый номер, дату составления;
  • название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
  • ИНН поставщика;
  • перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
  • сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
  • должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.

Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.

Можно ли учесть расходы на покупку товаров для налога на прибыль, если приложенный к авансовому отчету товарный чек имеет пороки, например, в нем отсутствует номер? Ответ на этот вопрос от экспертов-практиков вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Итоги

Составление авансового отчета обязательно сопровождается приложением к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы. Такими документами могут быть не только кассовые чеки, но также БСО, квитанция к ПКО и товарные чеки. Оформление ПКО происходит на бланке утвержденной формы, а к реквизитам БСО и товарных чеков, не имеющих подобных форм, существуют определенные требования.

Авансовый отчет с недочетами: как быть?

По общему правилу к авансовому отчету должны быть приложены оригиналы документов, которые подтверждают суммы понесенных подотчетным лицом расходов: чек РРО, расчетная квитанция, квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО), товарный чек, расходная накладная поставщика и т. п. Но чаще всего подотчетные лица имеют дело с чеками РРО и со временем эта тенденция сохранится.

С одной стороны, требования к оформлению фискального чека строго регламентированы. В частности, перечень его обязательных реквизитов приведен в п. 2 разд. ІІ Положения № 13 1 . С другой стороны, иногда РРО-обязанные продавцы понимают эти требования по-своему. Из-за чего и случаются ситуации, когда, по мнению бухгалтера, чек, приложенный к авансовому отчету, не может считаться подтверждающим документом. Проанализируем некоторые из них.

Ситуация 1. Чек не содержит строк об округлении суммы покупки. Вы, вероятно, догадались, что речь идет об оформлении чека РРО в розничной торговле после изъятия из оборота монет мелких номиналов. Фискалы рекомендуют делать так (109.10 ЗIР): после строки 7 фискального чека перед строкой 8 добавить новые строки «Загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) за чеком до заокруглення» и «заокруглена знижка/заокруглена надбавка»; в строке 8 «СУМА» указывать «Загальна вартість придбаних товарів (наданих послуг) за чеком після заокруглення».

Вместе с тем Положение № 13 не устанавливает обязательность таких дополнительных строк в чеке РРО. Учитывая это, чек без них полностью пригоден как приложение к авансовому отчету!

Важно! Как только утвердят проект приказа Минфина о внесении изменений в Положение № 13 2 , «округляющие» реквизиты приобретут статус обязательных.

Кстати, и сейчас, и в будущем их нужно приводить в чеке только в случае наличного расчета. Если за товар платить картой, наличие этих строк не требуется.

Ситуация 2. В чеке не теми буквами обозначены ставки НДС. В Требованиях № 199 3 объясняется, что буквенное обозначение ставки НДС — это буква, которая отвечает определенной налоговой группе. А вот какой именно буквой следует обозначать группы, которые облагаются по той или иной ставке, освобождены от налогообложения и не являются объектом налогообложения, не определено нигде. Выходит, эти буквы в действительности могут быть любыми .

3 Требования по реализации фискальных функций регистраторами расчетных операций для различных сфер применения, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.2002 г. № 199.

Ситуация 3. В чеке не указана форма оплаты. Обозначение формы оплаты (наличными, электронным платежным средством, в кредит и т. п.) должно быть в чеке обязательно. Ситуация ухудшается еще и потому, что в случае отсутствия в расчетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов такой документ не будет приниматься как расчетный (п. 3 разд. I Положения № 13).

Вместе с тем, по нашему мнению, последняя норма касается исключительно продавцов, которых с ее помощью будут наказывать за нераспечатку соответствующего расчетного документа (п. 1 ст. 17 Закона об РРО). А для покупателя такой чек вполне годится как документ, который подтверждает размер расходов по авансовому отчету.

Так же считают и суды (см. определение Харьковского апелляционного админсуда от 11.05.2017 г. по делу № 818/1740/16).

Но у фискалов своя правда — они могут выбраковать чек с указанным дефектом.

Ситуация 4. В чеке не приведен адрес магазина (или приведен без указания населенного пункта). Адрес хозяйственной единицы — тоже обязательный реквизит чека. Общие требования к написанию адреса предусмотрены п. 42 Правил № 270 4 и включают, среди прочего, наименование населенного пункта. Известны несколько старых судебных решений с противоположными подходами к решению этого вопроса.

4 Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением КМУ от 05.03.2009 г. № 270.

См., например, определение ВАСУ от 29.01.2013 г. № К-19686/10 // reyestr.court.gov.ua/Review/29149370 и постановление ВСУ от 04.07.2011 г. по делу № 21-111а11 // reyestr.court.gov.ua/Review/17914327.

Нам больше импонирует тот, по которому незначительные недочеты в чеке РРО — не препятствие для возмещения расходов подотчетного лица. Однако помните и о контролерах…

Ситуация 5. В чеке не указан код по УКТ ВЭД. Реквизит «код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД», с одной стороны, является обязательным реквизитом кассового чека, однако, с другой стороны, указывается в случаях, предусмотренных действующим законодательством. Единственный на сегодня такой случай прописан в п. 11 ст. 3 Закона об РРО, где содержится требование приводить его в случае продажи горючего. По нашему мнению, отсутствие в чеке этого реквизита не влияет на содержание расчетной операции, следовательно, такой чек может быть приложен к авансовому отчету.

Читать еще:  Долго восстанавливать снилс

Ситуация 6. Квитанция к ПКО вместо чека РРО. Такое вполне может быть, если вы приобрели ТМЦ у производителя, который продает собственную продукцию (когда работает п. 1 ст. 9 Закона об РРО).

Имел ли право на такое послабление конкретный субъект хозяйствования, можно выяснить, изучив информацию на маркировке товара — название производителя там должно указываться обязательно.

Поэтому, по нашему мнению, квитанция к ПКО — абсолютно приемлемый подтверждающий документ. Хотя если такую квитанцию выдаст ФЛП, то принимать ее как подтверждение понесенных расходов по авансовому отчету не стоит.

Возможные санкции. Чем может грозить предприятию непризнание проверяющими чека РРО как подтверждающего документа. Во-первых, если работник получил аванс под отчет, то могут заявить, что он не возвращен в срок, и доначислить НДФЛ/ВС. Во-вторых, могут не признать расходы (но тут есть контраргументы), а также налоговый кредит, отраженный на основании чека.

А вот «кассовых» штрафов после отмены Указа № 436 5 можно не бояться.

Авансовый отчет

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

сумму, полученную под отчет;

фактически произведенные расходы;

остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

в первую очередь – работники организации;

физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример. Расчет даты представления авансового отчета

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

На дату выдачи денег под отчет

Работнику выданы деньги под отчет

На дату утверждения авансового отчета

Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы

От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег

Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

Расчеты с использованием пластиковой карты

Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте

Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)

Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами

Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов

Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Наличные расходы
Инструкции для подотчетника

Похожие публикации

Какие указания необходимо дать сотруднику, получающему средства под отчет?
Когда подотчетные суммы могут быть расценены в качестве дохода сотрудника?
Какой документ придаст весомость товарному чеку при отсутствии кассового?

Нередко какие-либо недорогие товары или материалы коммерсант поручает купить своим сотрудникам. Подотчетное лицо получает определенную сумму, по которой позже отчитается, оформив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие расходы. Подотчетные лица, приобретая товар в магазине, не всегда могут оценить полноту, достоверность и правильность составленных первичных документов, а иногда и вовсе забывают, что необходимо получить от продавца кассовый чек или иной документ, подтверждающий приобретение товара.

Отсутствие первичного учетного документа (чека ККМ, товарного чека, платежного поручения, накладной и др.) или неправильно составленный документ, не позволят коммерсанту учесть расходы. В связи с этим возникает необходимость восстановить или дооформить документы. Кроме того, неполный комплект «первички» может привести к тому, что налоговые инспекторы доначислят НДФЛ нерадивому сотруднику. Поскольку деньги подотчетнику выдавались, а он не представил надлежащим образом оформленные документы, контролеры считают, что суммы он потратил на себя, то есть получил доход (необоснованная материальная выгода), а с доходов физлиц, как известно, удерживается НДФЛ.

Чтобы максимально себя обезопасить от подобной ситуации и по возможности избежать споров с контролерами, бизнесмену необходимо предпринять ряд мер.

Во-первых, перед тем как выдать сотруднику денежные средства под отчет, дайте ему четкие инструкции, а при необходимости в письменном виде, какие товары необходимы, где можно приобретать, какие документы он должен получить.

Во-вторых, если сотрудник забыл или потерял кассовый чек или ему его просто не выдали, а в качестве первичного документа к авансовому отчету приложен товарный чек, не пугайтесь. Внимательно изучите товарный чек. Он должен быть составлен в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете и содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ):

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Кроме этого в товарном чеке должен содержаться конкретный перечень приобретенных товаров (а не обобщающее наименование, такое как «канцелярские товары» или «хозяйственные товары»), а также их количество и стоимость. Этого документа для подтверждения расходов будет достаточно.

В данном случае, для снижения возможных претензий со стороны проверяющих желательно подготовить документы, свидетельствующие о производственном характере и необходимости закупаемых предметов для коммерсанта. Например, заявка на приобретение канцелярских товаров от какого-либо отдела (сотрудника), акты, сметы, приказы, распоряжения и другие документы, подтверждающие производственную необходимость в данных товарах. В дополнение обоснованием расходов может служить тот факт, что приобретенный товар оприходован в учете предпринимателя. Это укажет на то, что товар использован в хозяйственной деятельности, а не приобретался для личных нужд.

В-третьих, если ваш сотрудник приобретает товар не в магазине, а со склада поставщика, который не применяет ККМ, а торгует оптом, то для подтверждения расхода вместо кассового чека можно принять в качестве подтверждающих документов: квитанцию к приходному ордеру, накладную и счет-фактуру.

В-четвертых, сотрудник мог приобрести товар у индивидуального предпринимателя или организации, которые в силу законодательства не применяют ККМ (например, работают на «вмененке» или занимаются оказанием услуг). В этом случае покупателю выдается бланк строгой отчетности, а «вмененщики» составляют документ об оплате, в котором должны содержаться обязательные реквизиты: наименование, порядковый номер и дата; наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя; ИНН; наименование и количество приобретенных товаров (работ, услуг); сумма оплаты в рублях; должность, фамилию, инициалы лица, выдавшего документ, и его подпись (ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Обязательно напомните сотруднику, если он приобретет товар в магазине, переведенном на ЕНВД, документ об оплате необходимо потребовать. Ведь «вмененщики» не обязаны выдавать документ об оплате (товарный чек, квитанцию или иной документ), они составляют документ по требованию покупателя.

Читать еще:  Закон о льготах для пенсионерах за 75

И последнее. Если все-таки налоговая инспекция предъявит претензии, связанные с неподтверждением подотчетных сумм, не примет данные расходы в учете и попытается доначислить НДФЛ на сумму полученной сотрудником «выгоды», есть ряд судебных решений, которые не признают такие суммы доходом подотчетного лица. Приведем некоторые из них, которые помогут отстоять свою позицию в такой ситуации.

В постановлении ФАС Московского округа от 16 июня 2010 г. № КА-А40/5879-10-3 суд указал, что средства, выданные под отчет, не являются экономической выгодой сотрудников, поскольку они были выданы на определенные цели и в собственность работников не перешли. В другом постановлении судьи указали на отсутствие оснований для доначисления налога, так как представленные сотрудниками документы работодателем оценены как достоверные, авансовые отчеты приняты, а товарно-материальные ценности оприходованы (постановление ФАС Московского округа от 11 ноября 2009 г. № КА-А41/11723-09). Отсутствие части подтверждающих первичных документов (например, чека или накладной) не свидетельствует о получении дохода работниками, – говорится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 29 января 2009 г. № А05-6350/2008. Президиум Высшего арбитражного суда РФ в постановлении от 3 февраля 2009 г. № 11714/08 указал: даже если приложенные к авансовому отчету документы недостоверны, это не дает основания считать подотчетные суммы доходом сотрудника и облагать их налогами.

Как правильно посчитать листы и приложения у авансового отчета

Как считать количество документов, прилагаемых к авансовому отчету 20 мая Средний балл: 0 из 5 Темы: Бухгалтерский учет Вопрос Как считать количество документов в авансовых отчетах? К кассовому чеку на такси, также прилагаем отчет о поездке, который нигде в авансовом отчете не поименован. Нужно ли считать отчет о поездке отдельным документом и указать в графе «Приложение» кол-во документов «2» или он не должен быть подсчитать в графе «Приложение» так как в авансовом отчете не поименован? Так же к авансовому отчету прилагаем разные служебные записки, например о использовании такси, о каких то несоответствиях в представленных документах и т. Их нужно считать и указать в графе «Приложение»? Нужно ли считать отдельно посадочный талон и указывать его в графе «Приложение»?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Оформление авансового отчета

Как считать количество документов, прилагаемых к авансовому отчету 20 мая Средний балл: 0 из 5 Темы: Бухгалтерский учет Вопрос Как считать количество документов в авансовых отчетах? К кассовому чеку на такси, также прилагаем отчет о поездке, который нигде в авансовом отчете не поименован. Нужно ли считать отчет о поездке отдельным документом и указать в графе «Приложение» кол-во документов «2» или он не должен быть подсчитать в графе «Приложение» так как в авансовом отчете не поименован?

Так же к авансовому отчету прилагаем разные служебные записки, например о использовании такси, о каких то несоответствиях в представленных документах и т. Их нужно считать и указать в графе «Приложение»? Нужно ли считать отдельно посадочный талон и указывать его в графе «Приложение»? Ответ Авансовый отчет- это документ, которым работник отчитывается за понесенные расходы. Поэтому к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие оплату денег — чеки ККМ, слипы и прочее — то есть платежные документы.

Но одних платежных документов как правило бывает недостаточно — требуются документы, подтверждающие, что работник не только оплатил деньги, но и получил те товары, работы, услуги, которые работнику поручили приобрести.

Значит, к авансовому отчету должны быть приложены и товарные чеки, акты закупки и т. Кроме того, иногда бывает, что требуется объяснить, зачем работник оплатил ту или иную услугу — например, почему в командировке он пользовался услугами такси.

Значит, к авансовому должны быть приложены всякие объяснительные записки и т. На оборотной стороне авансового отчета в таблице перечисляются все документы, приложенные работником в качестве оправдания своих расходов. Делается это для того, чтобы работник мог подтвердить, что передал именно эти документы для проверки. Однако на практике особенно при составлении авансового отчета в программе часто на оборотной стороне авансового отчета перечисляются только платежные документы, а при указании количества документов на титульной стороне считается фактическое количество приложенных документов, то есть — товарные чек- 1 документ, кассовый чек — 2 документ и т.

Обычно никаких проблем в связи с таким расхождением не возникает. Неприятная ситуация может случиться, если бухгалтерия при проверке авансового отчета потеряет какой-то из документов, не поименованных в таблице. Тогда работнику будет нечем доказать, что он передавал этот документ. Для избежания подобных конфликтных ситуаций можно предложить, например, дополнительно на оборотной стороне авансового отчета перечислять те документы, которые не вошли в таблицу.

Чеки: кассовый и товарный Чек, выпущенный кассой при покупке товара или заказе услуги, является первым по популярности документом, сопровождающим авансовый отчет. Такой чек не только выступает в роли приложения на листах к авансовому отчету, но и является первичным бухгалтерским документом. Чек должен содержать все характерные для первички реквизиты и точную сумму, затраченную сотрудником — только в этом случае он является полноценным приложением к отчету и оправдывает затраты. К этому документу есть еще одно требование — он должен содержать конкретный перечень покупок. Кстати, распространенная проблема всех кассовых чеков заключается в низком качестве их печати, быстром стирании и выцветании. Так как для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы.

Авансовый отчет: приложение документов

ККТ декабря В авансовом отчет присутствую товарные чеки подтвержденные чеками ККМ, как правильно считать количество документов товарный чек это один документ, а кассовый чек приложенный к товарному второй документ. В авансовом отчете в графу приложение количество документов вписывать количество с учетом кассовых чеков, тогда количество документов будет больше чем на оборотной стороне авансового отчета больше на количество чеков ККМ приложенных к товарным чекам это правильно? Поэтому к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие оплату денег — чеки ККМ, слипы и прочее — то есть платежные документы. Но одних платежных документов как правило бывает недостаточно — требуются документы, подтверждающие, что работник не только оплатил деньги, но и получил те товары, работы, услуги, которые работнику поручили приобрести. Значит, к авансовому отчету должны быть приложены и товарные чеки, акты закупки и т.

Авансовый отчет-2018: образец заполнения

Добрый день! Сначала крепим все чеки на чистых листах в хронологическом порядке по дате. Затем считаем количество документов чеков и листов на которых прикреплены чеки. Перерасход если, программа сама посчитает при проведение отчета.

Новый список документов для авансового отчета в 2019 году

Какой новый список документов для авансового отчета в 2019 году? Какие документы изменились? Что прикладывать к отчету по итогам командировки? Если ли новый перечень в законе? Поясним, что именно изменилось.

Вводная информация об авансовом отчете

Срок сдачи авансового отчета – не позднее 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги (п. 6.3 Указания N 3210-У).

Кассовые чеки

Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании. Минфин полагает необходимым прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (письмо от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141).

С 1 июля 2019 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.

Если же продавец и после 1 июля 2019 года откажется выдавать чек, то нужно взять у него квитанцию об оплате, в которой должны быть обязательные реквизиты, в том числе подпись (п. 2.1, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Также обратите внимание, что с 1 июля 2018 года НА ВСЕХ чеках должен быть QR-код (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). “Старые” чеки уже, по сути, вне закона.

Электронные чеки

Электронный чек имеет такую же юридическую силу, что и обычный бумажный (п. 4 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Скажите работникам, чтобы они называли адрес электронной почты компании, чтобы собирать все чеки в одном месте. Удобнее всего завести под них отдельный почтовый ящик. В авансовом отчете можно будет указать “электронный чек”.

БСО с 1 июля 2019 года

С 1 июля 2019 года типографские БСО станут запрещены. После этой даты бланки необходимо будет печатать только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 1.1, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Фактически такой бланк будет мало отличаться от обычного онлайн-чека. Данные о нем так же автоматически попадут в ИФНС. Вывод: с 1 июля 2019 года от продавцов нужно требовать онлайн-чек или распечатанный на кассе БСО.

Сам электронный БСО в 2019 года внешне почти не отличается от электронного кассового чека.

Документы о проезде

Самолет

Чтобы подтвердить авиаперелет, понадобится не только сам билет, но и посадочный талон. Его выдают пассажиру при регистрации на рейс. В нем должна быть отметка о досмотре (письмо Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214). Это подтверждение того, что сотрудник действительно сел в самолет. Талон можно оформить в электронном виде (приказ Минтранса от 14.01.2019 № 7). Получить его можно, к примеру, на электронную почту или держать на смартфоне.

В таком случае – потребуйте от сотрудника распечатку талона. Иначе компания рискует потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ со стоимости билета.

Если сотрудник пользовался жд транспортом (поездом) по электронному билету, то он должен пройти электронную регистрацию. Отметка об этом будет в билете “Пройдена электронная регистрация”. Если отметки нет – расходы принимать нельзя.

Такси

Расходы на такси тоже подлежат документальному подтверждению. Но чаще всего поездку оформляют через приложение в телефоне. В таком случае нужен электронный чек. Его можно получить прямо через приложение.

Но налоговики считают, что нужна первичка с подписью (письмо Минфина от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357). Поэтому:

  • дополнительно к чеку работнику стоит попросить у водителя квитанцию с его подписью;
  • имейте в виду, что некоторые сервисы по заказу такси предлагают доставить подписанную квитанцию на адрес компании;
  • попросите сотрудника также распечатать из приложения маршрут поездки. Это позволит подтвердить ее производственную цел поездки.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector