Reka-home.ru

Река Хом
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец архивной справки об отсутствии документов в архиве

Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

Архивная справка о стаже работы — это документ, подтверждающий период трудоустройства на конкретном предприятии. Обычно ее запрашивают для корректного расчета пенсионных выплат.

Где заказать документ

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане вправе обратиться:

  • в организации (к работодателям), которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
  • органы местного самоуправления;
  • непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
  • в уполномоченные на оказание таких услуг МФЦ.

Например, для получения звания Ветеран труда и при выходе на пенсию требуется подтвердить наличие стажа. В таком случае алгоритм, как получить архивную справку о трудовом стаже, следующий:

  1. Бывший работник или его представитель обращается к работодателю(-ям) с письменным заявлением о предоставлении необходимой информации.
  2. Если организация по каким-то причинам больше не существует, сведения запрашивают либо у ее преемника, либо в городском архиве.

Независимо от того, куда вы обращаетесь, необходимо подать письменное заявление о предоставлении сведений. В нем уточняют:

  • наименование организации, в которую направляется запрос;
  • Ф.И.О. заявителя;
  • причины обращения и суть запроса;
  • контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем (представителями, действующими на основании доверенности) и датируется текущей датой.

Какие данные обязательные

Поскольку в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, есть стандартный набор обязательных сведений в справках о периодах работы. Рассмотрим их структуру на примере бланка.

Выдана ___________________ (Ф.И.О. получателя) в том, что он (она) действительно работал(а) с __________________ (Приказ о приеме на работу № __ от ________ года) по ______________________________________ (Приказ об увольнении № __ от ________ года) в качестве ________________________ (наименование должности) в _________________________________ (наименование работодателя).

Основание выдачи: заявление.

Справка выдана для подтверждения стажа в Пенсионном фонде РФ.

Обращаем внимание, что это один из вариантов, как выглядит архивная справка, поскольку обязательной формы документа не существует, допустимо использовать любой шаблон. Но рекомендуем изучить «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», утв. Росархивом (см. разделы 3.3.1 и 3.3.2), которые помогут понять, какие сведения и как использовать. Основные требования к выдаваемому документу:

  • его составляют на бланке организации;
  • указывают дату составления и номер;
  • уточняют, на чье имя выданы сведения;
  • в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
  • указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
  • обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать (при ее наличии) для дополнительного подтверждения достоверности.

С учетом описанных требований предлагаем образец справки о периодах работы в Пенсионный фонд, выданной по заявлению работника.

Оформление документов в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков отметим, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, следует готовить и предоставлять в трехдневный срок со дня обращения. В государственных архивах на это уходит больше времени — не менее 30 дней.

Образец архивной справки

Архивная справка — это документ, по которому граждане получают необходимые сведения из Росархива и других организаций. В письме указывают общую информацию, шифр дела и нумерацию искомых листов.

  • Как провести сверку с налоговой
  • Должностные обязанности продавца-консультанта для резюме
  • Можно ли уменьшить аванс по заявлению работника
  • Понижающий коэффициент для военной пенсии
  • Обзор законодательства за период с 26 июля по 1 августа

Скачать образец архивной справки о трудовом стаже (бланк для заполнения)

Скачать образец архивной справки о стаже работы для Пенсионного фонда

Скачать образец запроса в архив о подтверждении трудового стажа

Граждане ищут в архиве разные справки — о гражданском состоянии, образовании, трудовой деятельности, имущественных правах, регистрации по месту жительства. Этот список не является исчерпывающим. Подробно о работе архивов с запросами о выдаче различных справок, об ответственности сторон разъяснено в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера» (утвержденных Росархивом 02.07.2012). В этом же нормативе содержится коллекция архивных справок (75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам). Разберем основные запросы — о стаже работы и о регистрации.

Архивная справка о стаже работы

Чаще всего работники начинают беспокоиться о подтверждении трудового стажа перед выходом на пенсию или для получения звания «Ветеран труда» — в этих случаях они должны найти своих прежних работодателей и получить документальное подтверждение у них. Нередко такой поиск превращается в детектив: многие организации, существовавшие в 1990-2000 годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных вариантов нет, а подсказки такие:

  1. В поисковой системе в интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась, обращаться в отдел кадров.
  2. Если организацию найти не удалось — поискать в ведомственных архивах (чаще всего они есть в таких отраслях, как строительство, энергетика, транспорт, сфера культуры).
  3. Обратиться в городской архив, причем как напрямую, так и через центры госуслуг (МФЦ).

Как получить у работодателя

Бывший работник подает работодателю заявление с просьбой оформить справку (к примеру, для ПФР). Ответственный специалист собирает необходимые сведения и оформляет справку в течение трех дней после регистрации запроса. Форма архивной справки законодательно не установлена: она составляется произвольно. Но в справке должны присутствовать необходимые реквизиты:

  • полное название организации (с указанием адреса, номера расчетного счета, БИК, ИНН и т. п.);
  • продолжительность работы сотрудника («с… по…»);
  • должность, которую занимал сотрудник;
  • указание на документы, на основании которых были осуществлены прием и увольнение (приказ о приеме №__ от___, приказ об увольнении №__ от___);
  • расчет заработной платы за период работы по месяцам (не является обязательным);
  • информация о причине выдачи документа;
  • подписи директора и главного бухгалтера, печать, дата выдачи.

Вот как выглядит архивная справка для ПФР:

Как получить документы из архива

Унифицированного бланка для заявления в Росархив не предусмотрено: составляйте обращение в произвольной форме. Инструкция, как правильно написать запрос в архив для подтверждения стажа работника:

  1. Укажите название и адрес архивного отдела (или иной организации), куда направляете обращение.
  2. Изложите просьбу о подтверждении факта работы или трудового стажа у конкретного работодателя.
  3. Подпишите документ, впишите контакты для связи.

По такой же схеме направляют запросы о стаже бывшему работодателю. Если организация, где работал заявитель, ликвидирована, обращение направляют в территориальное отделение Росархива.

Шаблон обращения в архив:

В архив города Москвы

от Иванова Ивана Ивановича,

дата рождения: 17.02.1955,

проживающего по адресу:

Москва, ул. Восточная, д. 5, кв. 5,

тел. 8 (123) 456-78-90

Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа работы в заготовительном цехе № 1 ОАО «Ремпромстрой» в должности токаря за 1995-1999 годы.

Справка необходима для предоставления в Пенсионный фонд для назначения страховой пенсии по старости.

Как получить услугу в МФЦ

МФЦ предоставляет справки из архивов некоторых ведомств, в том числе и ПФР. Вот как сделать онлайн-запрос в архив:

  1. Войти в личный кабинет на сайте МФЦ.
  2. Если хотите подать запрос лично, то записаться на прием на главной странице. Если отправляете запрос онлайн, то найти нужную услугу и заполнить заявление.
  3. Сохранить и отправить запрос.

Заявку зарегистрируют в течение трех дней, а услугу предоставят в течение 30 дней после регистрации обращения.

Форма 9 «О регистрации»

На втором месте по частоте запросов — справки о регистрации по форме 9. Их требуют в таких случаях:

  • при поступлении ребенка в детский сад или школу;
  • при подаче документов на приватизацию;
  • для совершения операций с недвижимостью.

В нормативах указано, какая информация содержится в архивной форме 9, — в этом документе перечисляются все граждане, зарегистрированные по определенному адресу, с указанием степени родства. Кроме того, в форме 9 дается характеристика жилой площади. Архивные документы выдаются районными или городскими жилищными агентствами, отделами Росархива и МФЦ.

Рекомендованный бланк формы 9 представлен на региональных сайтах госуслуг.

В некоторых случаях в составе формы 9 требуют документы о регистрации по адресу, по которому гражданин регистрировался ранее, но теперь снят с регистрационного учета. Порядок получения в архиве аналогичен справочному документу о стаже: гражданин подает заявление, указывает основание для запроса и в установленный срок получает готовый бланк.

Архивная справка – образец составления

Необходимая информация об исполнении запросов в архиве организации вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки.

Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они могут быть документально подтверждены архивными подлинниками. Надо обойтись без домысливания и каких-либо предположений, даже если они логически вытекают из содержания имеющихся в организации архивных документов. Ну, нельзя приводить собственные выводы и комментарии.

Архивная справка составляется на бланке организации и имеет установленную форму. В нее всегда включаются сведения о предмете запроса, при этом в архивной справке указывают архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов документов дела, послуживших основанием для ее составления (обычно это выносят в конец текста). Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.

Основные правила составления

В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.

Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах. При этом не допускаются исправления в тексте.

В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом). Если в запрашиваемый период были переименования, то каждое из них находит отражение в справке (в произвольном виде, см. первый образец архивной справки).

Читать еще:  Законы о земле многодетным семьям 2021 республика башкортостан

В процессе подготовки справки могут выявиться некоторые расхождения с указанными сведениями в запросе (например, различные варианты написания имени при совпадении фамилии и остальных данных), встретиться исправления, сокращения или неразборчивый текст в оригинале. В этом случае в справке делают примечание. Например, в нужном месте текста в скобках делают отметку вида: «Так в подлиннике документа» или любую аналогичную (см. второй образец архивной справки).

Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабе цен запрашиваемого периода. Если за какие-либо месяцы отсутствуют начисления (в т.ч. нет лицевых счетов), то это необходимо отметить.

В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.

Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание. Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период. Изучением приказов по основной деятельности и приказов по личному составу можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.

Если требуется подготовить справку о награждении человека, то необходимо убедиться о включении в нее следующих данных: наименование документа-основания (приказ, решение, постановление и т.п.) для награждения, наименования награды и, конечно, ФИО награжденного.

Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п. должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.

Архивная справка о трудовом стаже – образец первый

04.04.2014 № 01-25/001279
На № б/н от 01.04.2014

Волчков Михаил Артурович 18.12.1996 принят на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 01.11.1997 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора теплогенерирующих установок (приказ директора от 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведен на должность мастера 2 разряда контрольного отдела (приказ директора от 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 уволен по собственному желанию (приказ директора от 10.11.1999 № 333-к).

Основание:
Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.
Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.
Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.

Архивная справка: образец

arhivnaya_spravka_obrazec.jpg

Похожие публикации

Граждане нередко вынуждены обращаться в государственные или частные архивы по причине утери каких-либо документов или их отсутствия. Например, когда нужно подтвердить размер полученной заработной платы за конкретный период трудовой деятельности. В таких случаях заявителю выдается специальный документ – архивная справка. Получателем услуги могут стать не только физические, но и юридические лица.

Архивная справка: что это за документ и для чего он нужен

Архивная справка является юридически значимым документом. В ней должна содержаться достоверная и исчерпывающая информация о предмете запроса. В справке обязательно указываются архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов единиц хранения архивной документации, на основании которой она была сформирована. Справка составляется на бланке организации. Заверенную печатью и подписью ответственного лица справку можно предъявлять по месту требования.

Архивная справка может потребоваться в том случае, если гражданин ищет или восстанавливает документы:

  • О трудовой деятельности, награждениях, поощрениях. Обычно такие сведения могут потребоваться при утрате трудовой книжки, при выходе на пенсию или при ее перерасчете, при необходимости подтверждения трудового стажа и т.п.
  • Об имущественных правах. Как правило, такие данные нужны при проведении операций с недвижимостью.
  • Об образовании. Сведения запрашиваются, например, при трудоустройстве в целях подтверждения подлинности диплома.
  • О гражданском состоянии (данные о рождении, смерти, заключении/расторжении брака, установлении опеки и т.п.) и др.

Порядок работы архивов с запросами о выдаче справок приведен в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера», (утв. Росархивом 02.07.2012). Здесь же приведены рекомендуемые формы архивных справок.

Как получить архивную справку

Порядок получения будет зависеть от того, какая именно справка нужна и за какой период времени. Обращаться за информацией можно, например, в:

  • территориальные архивы или в Росархив (в т.ч. через сайт ведомства);
  • конкретную организацию, которая может предоставить нужные сведения;
  • местные органы власти и территориальные ведомства.

Если организации, в которой работал гражданин, уже не существует, он может заказать архивную справку в государственном архиве или обратиться за помощью к организации-преемнику.

Независимо от того, куда именно обратится гражданин, процедура будет состоять из таких этапов:

  • Подача письменного запроса. Заявление пишут в свободной форме или оформляют на бланке, выданном в соответствующем учреждении. Запрос на получение информации можно подать лично или направить почтой, в некоторых архивных организациях возможно и электронное обращение.
  • Оплата услуги (при необходимости).
  • Получение архивной справки или отказа в предоставлении услуги.

Какие сведения должна содержать архивная справка

Документ не имеет унифицированного образца, каждая организация самостоятельно разрабатывает бланк. В нем обязательно надо указать такие сведения:

  • Данные об организации, выдавшей документ.
  • Данные о лице, которому будет выдана справка.
  • Наименование документа.
  • Суть запроса. Например, если гражданину нужны сведения о трудовой деятельности – в справке указывают где и на какой должности он работал в течение определенного промежутка времени.
  • Основание выдачи справки (например, приказ по кадрам), номера дел и их листов (например: д. 123, л. 96).
  • Подпись и Ф.И.О. руководителя организации или ответственного должностного лица, печать при наличии. Если справка состоит из нескольких страниц – каждый лист также надо заверить подписью и печатью.

Рекомендации по оформлению архивной справки

Архивная справка составляется только на основе подлинников имеющихся в архиве документов или их заверенных копий. Все сведения указывают в хронологическом порядке, как они указаны в документах. В документе не должно быть личных выводов или домыслов специалиста, исполняющего запрос.

При необходимости в справке прописывают выдержки из документов, их нужно заключать в кавычки. Также выдержки можно оформить в виде отдельной официальной выписки.

В справках о размере зарплаты ее начисление необходимо указывать отдельно за каждый месяц запрашиваемого периода, в размере, указанном в документах (без поправок на инфляцию, деноминацию и т.п.). При отсутствии документов за какие-либо месяцы, этот факт отмечается в справке.

Без ссылки на архивные документы справка не будет иметь юридической силы.

В отдельных случаях к справке прикладывают копии документов, подтверждающие изложенные в ней сведения.

Хабаровский городской центр хранения документов

Одно окно: 8 (4212) 211-989

Приёмная: 8 (4212) 217-341

  • Главная
  • Контакты
  • Деятельность
    • История
    • Нормативная база
    • Перечень услуг
    • Новости
    • Публикации
    • Планы
    • Отчёты
  • Каталоги
  • Гостевая книга

Запросы

Уважаемые посетители сайта!

Вы можете подать запрос в архив через Личный кабинет. Для этого необходимо зарегистрироваться. В Личном кабинете будут храниться все Ваши запросы и отображаться состояние их исполнения.

Перед подачей запроса познакомьтесь, пожалуйста, с информацией об исполнении запросов.

Убедительно просим Вас, прежде чем обратиться в наш архив по вопросу получения справок социально-правового характера предварительно проконсультируйтесь в отделении Пенсионного фонда РФ по месту жительства о том, какие справки Вам необходимы.

Общая информация об услугах

Главным направлением работы архива является исполнение запросов организаций, российских и иностранных граждансоциально-правовогохарактера, связанных с обеспечением законных прав и интересов заявителей. Гражданам и организациям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов.

Архив исполняет следующие виды запросов:

  • Социально-правовые:
    • о подтверждении трудового стажа, в т.ч. работу в тяжелых и вредных условиях труда;
    • о размере заработной платы;
    • о переименовании предприятия за весь период работы (при наличии в архиве таких сведений);
    • сведения о награждениях.
  • Генеалогические запросы:
    • подтверждением родства по имеющимся в архивных документах личным делам граждан,
  • Тематические:
    • предоставление информации по определенной проблеме, теме, событию или факту.

Как подать документы

  • По e-mailardussu@mail.ru
  • На сайте (через Личный кабинет)
  • Почтой по адресу: 680020 г. Хабаровск, ул. Уссурийская, дом 6
  • Лично по адресу: г. Хабаровск, ул. Уссурийская, дом 6.
    Ежедневно с 10–00 до 16–00, обед с 13–00 до 14–00,
    выходной в субботу и воскресенье.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя, отчество пользователя;
  • адрес места жительства, контактный телефон;
  • для какой цели запрашивается справка;
  • о чем запрашивается справка, в зависимости от содержания запроса представляются иные сведения, необходимые для его исполнения;
  • Перечень дополнительных сведений:
    • о стаже работы — полное название организации, в которой работал пользователь, ведомственная подчиненность, структурное подразделение, занимаемая должность, период работы;
    • о заработной плате — полное название организации, в которой работал пользователь, ведомственная подчиненность, структурное подразделение, занимаемая должность, период работы, период за который необходимо предоставить сведения, для женщин — периоды нахождения в декретном отпуске и отпусках по уходу за ребенком;
  • личная подпись (пользователя или должностного лица);
  • дата написания запроса;
  • копия трудовой книжки за запрашиваемый период.

К запросу по потере кормильца в обязательном порядке прикладывается копии трудовой книжки, свидетельства о смерти, о расторжении брака, доверенность и т. п.

В запросе, поступившем в Архив в электронной форме, пользователь указывает:

  • фамилия, имя, отчество заявителя;
  • почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме);
  • изложение сути вопроса;
  • дата отправления запроса.

К электронному запросу необходимо приложить обязательные документы в электронной форме.

Если Вы запрашиваете сведения о третьих лицах, дополнительно необходимо предоставить копии документов, подтверждающих Ваши полномочия на получение данной информации (нотариальная доверенность, свидетельство о смерти, документы, подтверждающие факт родства и т.п.).

Узнать состояние исполнения Вашего запроса можно, зайдя в «Личный кабинет». Обращаем Ваше внимание на то, что на сайте сохраняется информация о запросах, поступивших в архив в течение 3 лет.

Основания для отказа в оказании услуги

Отсутствие необходимых сведений

  • Отсутствие в запросе исходных сведений, по которым возможно осуществить поиск информации для его исполнения.
  • Отсутствие в запросе фамилии заявителя и почтового адреса (адреса электронной почты), по которому должен быть направлен ответ.
  • Отсутствие у заявителя, запрашивающего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.
  • Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну.

Срок оказания услуги

Запросы, поступившие в Учреждение, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

В исключительных случаях руководство Учреждения вправе продлить срок исполнения запроса на 30 календарных дней.

В течение 3–5 дней со дня регистрации исполняются запросы:

  • не относящиеся к составу хранящихся в Учреждении архивных документов (непрофильные запросы);
  • которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений (неточные запросы);
  • запросы о предоставлении информации по документам организаций, не сдавшим их на хранение в архивные учреждения (отрицательный ответ).
Читать еще:  Программа Молодая Семья В Иркутской Области В 2021

Как можно получить результаты оказания услуги

  • Почтой (При наличии почтового адреса заявителя в запросе);
  • Лично (При наличии паспорта или иного документа, удостоверяющего личность).

Результаты услуги

Конечным результатом предоставления является архивная справка, архивная копия, архивная выписка.

Уважаемые посетители сайта! Просим Вас скачать и заполнить анкету опроса качества полученных вами услуг. Заполненную анкету вы может направить на нашу электронную почту (ardussu@mail.ru) или по почте в адрес Учреждения (680020, г. Хабаровск, ул. Уссурийская, дом 6). Ваше мнение очень важно для нас.

Сведения об оплате

Поступившие запросы социально-правового характера исполняются на безвозмездной основе.

Тематические и генеалогические запросы исполняются учреждением в порядке оказания платных услуг в соответствии с тарифами на платные услуги, утвержденными в установленном порядке.

  • Исполнение запросов
  • Научно-техническая обработка документов
  • Хранение документов

Анонсы

Представители субъектов малого и среднего бизнеса приглашаются к участию в бесплатном вебинаре на тему «Правила участия в закупках в соответствии с 44-ФЗ и 223-ФЗ в 2021 году».

Тематические запросы

ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ЗАЯВИТЕЛЕЙ

Тематические запросы – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы — это запросы, по которым устанавливаются или уточняются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

Порядок, условия и сроки предоставления услуги — исполнение тематических запросов

1. Для получения архивной справки, архивной выписки и архивной копии необходимо оформить тематический запрос по образцу заявления либо в произвольной форме с указанием в запросе:

  • названия организации (для граждан — фамилии, имени и отчества),
  • почтового адреса,
  • темы (вопроса)
  • хронологических рамок запрашиваемой информации

2. Для получения сведений биографического характера необходимо документальное подтверждение родства или наличие нотариально заверенной доверенности от лица, о котором запрашиваются сведения.

3. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

  • отсутствие документов в архиве по запрашиваемой тематике;
  • плохое физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования;
  • ограничение доступа к документам, отнесенным к государственной тайне;
  • ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию;
  • ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные.

4. Тематические запросы организаций и граждан исполняются безвозмездно или на платной основе в соответствии с прейскурантом на платные работы и услуги, выполняемые ГКУ РХ «Национальный архив» (на основании договора возмездного оказания услуг: для юридических и для физических лиц). Сроки и стоимость работ по исполнению запроса в предварительном порядке согласовываются с заявителем.

Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Ответ на запрос может быть подготовлен в виде:

  • письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию,
  • письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса,
  • письменного уведомления заявителя о хранящихся в архивном отделе архивных документах (или их отсутствии) по определенной теме, проблеме,
  • письменного уведомления заявителя об отказе исполнения услуги по существу,
  • архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня архивных документов, тематической подборки копий архивных документов,
  • письма с иными сведениями, направленного заявителю.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о точных (возможных) местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

По интересующим вопросам можно обращаться по тел. 8(3902)24-16-01.

Форма заявления о получении архивной справки тематического характера (о событиях, фактах)

Образец заполнения формы заявления о получении архивной справки тематического характера (о событиях, фактах)

Форма заявления о получении архивной справки об актах гражданского состояния

Образец заполнения формы заявления о получении архивной справки об актах гражданского состояния

Форма заявления о получении архивной справки о репрессированном родственнике

Образец заполнения формы заявления о получении архивной справки о репрессированном родственнике

Форма заявления о получении архивной справки биографического характера

Образец заполнения формы заявления о получении архивной справки биографического характера

Форма заявления о получении архивной справки имущественного характера

Если вы пришли в архив…

Какие запросы бывают?

З апросы бывают трех видов:

  • тематические – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;
  • генеалогические – запросы, выражающие потребность в документ-ной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;
  • социально-правовые – запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы:
    • служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
    • от физических и юридических лиц;
    • запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

  • трудового стажа и размера заработной платы,
  • службы в воинских частях и формированиях,
  • о состоянии здоровья,
  • награждении, присвоении званий,
  • получении образования,
  • применении репрессий,
  • об актах гражданского состояния и т.п.

Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом.

Не редкость – хлопоты с подготовкой документов, связанных с назначением пенсий работникам.

Бесплатные и платные услуги

Все социально-правовые запросы архив выполняет безвозмездно. Но бывают и исключения:

  • если вам нужно исполнить запрос срочно (в течение 1–5 дней с момента обращения);
  • выдать дубликат или переоформить архивную справку взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально);
  • изготовить несколько экземпляров архивной справки по просьбе заявителя;
  • сделать запрос о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд);
  • сделать запрос об имущественных правах.

За обслуживание в читальном зале архива плата не берется (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Кроме того, архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются на льготных условиях.

Сроки исполнения запроса

По Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Если же по истечении установленных сроков ответ не поступит, необходимо обратиться в орган управления архивным делом данного региона с запросом, по какой причине не исполнено направленное обращение.

Исполнение запросов производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22.10.2004 No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», Федеральным законом от 20.02.1995 No 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Если ваш запрос признан непрофильным, то его пересылка по принадлежности в другие архивы или организации должна быть осуществлена в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив, а вас должны об этом информировать.

Куда обращаться?

Во-первых, в какой именно архив вам обращаться, зависит от масштаба интересующей вас организации: если вам необходимы данные о человеке, который работает (работал) в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения – в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения – в муниципальные архивы.

Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, то нужно обратиться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

Если человек работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района. С коммерческими организациями есть сложности, связанные с отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение.

Чтобы сориентироваться, в какой именно архив обратиться, вы можете воспользоваться сайтом www.rusarchives.ru . Еще существует интернет-путеводитель по архивам России www.guides.rusarchives.ru , который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тыс. архивных фондов, содержащих социально-политические, исторические, военные, экономические и другие документы.

Как составить запрос?

К запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется в свободной форме, но на имя директора архива. Обязательно, вне зависимости от вида запроса, должны быть указаны следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество интересующего лица в настоящее время и обязательно фамилия в запрашиваемый период (указать год смены фамилии, если это имело место);
  • адрес, по которому нужно направить ответ архива;
  • ваш контактный телефон;
  • о чем и для какой цели запрашивается информация.

Приведем наиболее распространенные запросы и поясним, что в каждом из них необходимо указать для того, чтобы сделать возможным выполнение такого запроса:

  • Запрос о стаже:
    Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), год рождения, место работы, точные даты приема, перемещений, увольнения, названия должностей и подразделений, местонахождение предприятия (учреждения, организации). Указать район, город.
  • Запрос о заработной плате (см. Пример 3):
    Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), место работы, точные даты приема, перемещения, увольнения, названия должностей и подразделений, местонахождение предприятия (учреждения, организации). Указать район, город. За какие годы необходима справка о зарплате.
  • Об учебе:
    Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), дата и год рождения, место учебы, точные даты, местонахождение учреждения. Указать район, город, специальность, факультет, отделение.
  • О рождении, браке, смерти (только до 1917 года) 1 :
    Место жительства, Ф.И.О. заявителя (в т.ч. девичья фамилия), национальность, место рождения, церковь, в которой произведена метрическая запись, точная дата.
  • О раскулачивании, лишении избирательных прав, выселении:
    Ф.И.О. главы семьи заявителя, состав семьи с указанием возраста на момент раскулачивания, место жительства (с указанием подробного названия населенного пункта и сельского совета), дата. Указать, что произошло: раскулачивание, конфискация имущества, выселение или лишение избирательных прав.
  • О награждении орденами и медалями:
    Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), дата рождения, место работы на момент награждения, годы работы. Местонахождение предприятия (учреждения, организации). Указать район, город. Дату или год награждения. Для справки о награждении «Медалью материнства» необходимо написать количество детей и даты их рождения.
Читать еще:  Характеристика на ребенка инвалида дошкольника для втэк образец

Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые – даже по телефону.

Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

Подробнее об услуге

  • Описание услуги
  • Этапы оказания услуги
  • Законодательство

Перечень подуслуг услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов», предоставляемых в электронном виде на Портале государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан:

  1. Выдача архивной справки о подтверждении трудового стажа.
  2. Выдача архивной справки о заработной плате.

Информация

Срок предоставления государственной услуги

Информация о размере платы за предоставление государственной услуги

Контактная информация

С помощью сервиса вы сможете получить справку только если организация была ликвидирована (не действует в настоящее время), осуществляла деятельность на территории Республики Татарстан и информация о ней есть в Государственном или муниципальных архивах.

Внимание! Для получения услуги в электронном виде Вам необходимо войти в Ваш личный кабинет через Единую Систему Идентификации и Авторизации (ЕСИА) с учетной записью не ниже Стандартной (подтвержденные личные данные).

Если Вы являетесь новым пользователем, то Вам необходимо зарегистрироваться на Портале uslugi.tatarstan.ru, а затем в личном кабинете привязать свою учетную запись ЕСИА. Для получения учетной записи ЕСИА Стандартного уровня достаточно зарегистрироваться на портале Госуслуг https://www.gosuslugi.ru/, указать СНИЛС и данные документа, удостоверяющего личность. Личные данные проходят проверку в Министерстве внутренних дел РФ и Пенсионном фонде РФ без личного посещения, что может занять от нескольких часов до нескольких дней.

Внимание! Для получения услуги в электронном виде Вам необходимо войти в Ваш личный кабинет через Единую Систему Идентификации и Авторизации (ЕСИА) с учетной записью не ниже Стандартной (подтвержденные личные данные).

Если Вы являетесь новым пользователем, то Вам необходимо зарегистрироваться на Портале uslugi.tatarstan.ru, а затем в личном кабинете привязать свою учетную запись ЕСИА. Для получения учетной записи ЕСИА Стандартного уровня достаточно зарегистрироваться на портале Госуслуг https://www.gosuslugi.ru/, указать СНИЛС и данные документа, удостоверяющего личность. Личные данные проходят проверку в Министерстве внутренних дел РФ и Пенсионном фонде РФ без личного посещения, что может занять от нескольких часов до нескольких дней.

Описание:

Госу дарственная услуга оказывается в форме выдачи архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов по тематическим и социально-правовым запросам, информационных писем.

Тематические запросы — это запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

Социально-правовые запросы — это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

Информационное письмо — письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя, содержа щее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

Расчётное время:

Сроки предоставления государственной услуги: по заявлениям (запросам) правоохранительных, судебных органов, органов уголовно-исполнительной системы — в течение восьми рабочих дней со дня регистрации заявления; по социально-правовым запросам физических и ю

Результат предоставления услуги:

Предоставление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий.
1. Архивная справка (архивная выписка, архивная копия) оформляется на бланке Государственного архива по форме, установленной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
2. В архивной справке указываются:
дата подписания и регистрационный номер архивной справки;
адресат;
название информационного документа «Архивная справка»;
документная информация о предмете запроса;
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, на основании которых архивная справка составлена;
подпись директора Государственного архива (уполномоченного им лица);
печать Государственного архива;
фамилия, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона.
3. В архивной выписке указываются:
дата подписания и регистрационный номер архивной выписки;
адресат;
название информационного документа «Архивная выписка»;
часть текста архивного документа о предмете запроса;
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, на основании которых архивная выписка составлена;
подпись директора Государственного архива (уполномоченного им лица);
печать Государственного архива;
фамилия, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона.
4. В архивной копии указываются:
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа (указывается на обороте каждого листа);
подпись директора Государственного архива или уполномоченного должностного лица и печать Государственного архива (указывается на месте скрепления всех листов архивной копии).
5. В информационном письме указываются:
дата подписания и регистрационный номер информационного письма;
адресат;
тема информационного письма;
информация о хранящихся в Государственном архиве архивных документах по запрашиваемой проблеме, теме;
подпись директора Государственного архива (уполномоченного им лица);
печать Государственного архива;
фамилия, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона.
6. Ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса или отсутствие документов, составляется на бланке Государственного архива. В нем указываются:
дата подписания и регистрационный номер ответа;
адресат;
информация, подтверждающая неполноту состава архивных документов по теме запроса или отсутствие документов;
подпись директора Государственного архива (уполномоченного им лица);
печать Государственного архива (при необходимости).

Основания для отказа:

Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:
1. подача документов о предоставлении государственной услуги ненадлежащим лицом;
2. несоответствие представленных документов о предоставлении государственной услуги перечню документов;
3. наличие в заявлении о предоставлении государственной услуги и прилагаемых к заявлению документах неоговоренных исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;
4. наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, личную тайну, семейную тайну;
5. неисправимое повреждение архивных документов.

Запросы и услуги

НИА Беларуси оказывает следующие виды услуг:

  • Биографические запросы: установление и подтверждение даты рождения, бракосочетания, смерти конкретных лиц (скачать образец заявления на выполнение биографических запросов).
  • Генеалогические запросы: проведение исследования по истории семьи (скачать образец заявления на генеалогическое исследование семьи).
  • Образец заявления на работу в читальном зале по исследованию генеалогии семьи (скачать образец заявления на работу в читальном зале по исследованию генеалогии семьи).
  • Тематические запросы и перечни: проведение исследования по истории населенного пункта, учреждения, а также подтверждение проживания, учебы, работы и др. фактов, составление перечней документов по различным темам, охватывающим конкретные географические и хронологические рамки.
  • Изготовление цифровых копий архивных документов (с возможностью заверения их печатных копий) (скачать образец заявления на изготовление цифровых копий архивных документов).
  • Реализация научных изданий
  • Образец обращения от учреждения на работу в читальном зале по научной теме
  • Выдача разрешения на вывоз копий архивных документов

Cтоимость и порядок оплаты услуг архива

В соответствии с Прейскурантом на работы и услуги, выполняемые НИА Беларуси, утвержденным приказом директора НИА Беларуси от 05.05.2021 № 9, с 05.05.2021 установлена следующая стоимость архивных услуг:

Изготовление цифровой копии*** одной страницы формата А4**** с оригинала архивного документа;

с разрешением 600 dpi, тип файла TIFF

1 копия

50% дополнительно от стоимости изготовления цифровой копии в стандартном качестве

* Окончательный расчет производится исходя из фактически затраченного времени (рабочих дней). В случае не выявления (отсутствия) сведений предоплата идет в зачет проделанной работы.

** Размер суммы аванса (предоплаты) и окончательная стоимость определяется с учетом полноты предоставленных заявителем поисковых данных о запрашиваемых сведениях, документах (номера фонда, описи, дела, названия документа).

*** В стандартном качестве изготовление цифровых копий документов осуществляется в разрешении 300 dpi в формате JPEG.

**** Изготовление копий архивных документов, размер которых превышает формат А4, оплачивается пропорционально их фактическому размеру.

***** Срок исполнения биографического запроса (создания цифровой копии) – до 10 рабочих дней со дня поступления оплаты. Срочное исполнение запроса – до 3 рабочих дней со дня поступления оплаты.

С перечнем цифровых копий, имеющихся в фонде пользования, можно ознакомиться здесь.

Оплата услуг архива производится только после получения соответствующего информационного письма либо счета с указанием суммы оплаты. Произвести оплату можно как в банковском учреждении, так и посредством произвольного платежа в системе Интернет-банкинга. С образцом заполнения полей при оплате с использованием Интернет-банкинга можно ознакомиться здесь.

Что необходимо для проведения исследования?

Для проведения исследования заинтересованное лицо (организация, учреждение) должны обратиться в архив с заявлением на имя директора. Заявление должно содержать следующие сведения: фамилия и инициалы заявителя, его гражданство и адрес постоянного места жительства, сведения по существу запроса, гарантии оплаты исследования. Для проведения исследования по истории семьи необходимо указать населенный пункт (с указанием при возможности современного или исторического административно-территориального деления), перечислить всех известных лиц запрашиваемой семьи, хотя бы примерные годы их рождения, смерти, вероисповедание (православный, католик, иудей, лютеранин и т. п.), место жительства: в какой губернии (области), уезде (районе), волости (сельсовете) находился населенный пункт; сословие или род занятий (дворяне, крестьяне, купцы, мещане и т. п.). Лицам и организациям (посредникам), проводящим исследования по запросам третьих лиц (заказчиков), необходимо при обращении в архив предоставить нотариально заверенную доверенность на проведение соответствующих исследований.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector