Reka-home.ru

Река Хом
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

в чем основное отличие знаний от умений секретаря

Современные требования к профессии секретаря

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

В таблице 1 приведены квалификационные требования к секретарям.

Таблица 1

Однако существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ) (см. табл. 2).

Таблица 2

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Внутрифирменные профессиональные стандарты

Для определения требований к служащим конкретного предприятия необходимо адаптировать стандарты к конкретным условиям производства.

В последние годы наряду с должностными инструкциями получили распространение внутрифирменные профессиональные стандарты. В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.

Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Целями внутрифирменного профессионального стандарта являются:

• формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

• создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

• подтверждение квалификации персонала;

• стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

• определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять «необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников».

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.

Требования: специальное образование или опыт работы от одного года

· Организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов

· Навыки работы с Word , Excel

· Навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС

· Ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения

· Умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности

· Правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи

По результатам тестирования выдается » Sertifikate — V » на русском и английском языках.

Европейские требования к квалификации секретаря

Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря « , который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей.

EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (см. табл. 3)

Таблица 3

В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

В отличие от российских нормативных документов EAPS регламентирует не только квалификационные требования и профессиональные навыки, но и личностные качества секретарей, которые во многом определяют эффективность их труда.

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001.

2. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55–57.

3. Григорьев В., Дюзимова Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.

В чем основное отличие знаний от умений секретаря

МБОУ «Северодвинская городская гимназия». Торцева, Схема проезда. Телефоны: — директор, секретарь. E-mail — gym14 mail.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Н е менее важная черта характера — коммуникабельность — то есть способность легко устанавливать контакты, связи.

4.3 Коммуникабельность

Н е менее важная черта характера — коммуникабельность — то есть способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей. В психологии различают несколько типов людей по мотивации их поведения. Это: интроверты, экстраверты и амбоверты. Рассмотрим эти типы подробнее, так как это имеет непосредственное отношение к проблеме подбора секретаря для офиса.

Надо сразу сказать, что люди рождаются интровертами, экстровертами либо амбовертами. В процессе жизни человека возможно некоторое изменение типа личности, связанное с особенностями возрастного развития или старения клеток мозга. Интроверты в своем поведении ориентируются на свой внутренний мир, свои мысли и убеждения.

Про таких людей говорят. Коммуникабельность таких людей понижена. Однако они склонны к логической работе разума, хорошо контролируют свои поступки. Среди таких людей много хороших менеджеров. И им обычно можно доверять коммерческие тайны. Они не склонны их разбалтывать под воздействиями эмоций.

У экстравертов, наоборот, поведение во многом определяется внешним окружающим воздействием. Они очень эмоциональны.

Такие люди отличаются высокой контактностью. Нервная система их обычно очень подвижна и способна реагировать на небольшие воздействия со стороны других людей. Средне статистически, по сведениям зарубежной печати, экстраверты отличаются меньшим показателем интеллекта по шкале IQ, так если у интровертов он , то у экстравертов 75, но последние весьма коммуникабельны. Однако, среди них много любителей разбалтывать секреты. Амбоверты — это люди, у которых одинакова выражена как экстраверсия, так интроверсия.

Они обычно характеризуются постоянством убеждений и принципов; и статистически такие личности имеют хорошую внутреннюю гармонию. При подборе секретарей возникает некоторое противоречие целей. Так экстраверты наиболее коммуникабельны и этим отвечают требованиям, которые предъявляются к секретарям. В тоже время, интроверты более подходят для офиса, где имеется защищаемая информация.

Для определения типа личности сотрудники отдела кадров предлагают кандидатам на должность секретаря пройти психологические тесты. Находит широкое применение, так называемый, тест Айзенка. Ответы на вопросы кандидата проверяет специальная программа компьютера. По результатам теста сотрудники отдела кадров решают, насколько соответствует данный тип личности требованиям офиса. К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость , доброжелательность.

Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки. В нешний вид секретаря-референта должен всегда отличаться опрятностью , умением одеваться с учетом деловой обстановки. К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний референта.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке. Файловый архив студентов. Логин: Пароль: Забыли пароль? Email: Email повторно: Логин: Пароль: Принимаю пользовательское соглашение.

FAQ Обратная связь Вопросы и предложения. Добавил: Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам. Московский государственный университет им. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления.

Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта.

Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций. Нормативно-методическая база работы секретаря. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.

Организация работы секретаря; рабочее место. Работа секретаря по составлению и оформлению документов. Типовая технология работы с документами секретарем. Организация архивного хранения документов секретарем. Планирование секретарем поездок руководителя офиса. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний. Безопасность труда в офисе. Защита информации в работе секретаря-референта.

Вопросы для самопроверки В чем основное отличие знаний от умений секретаря? Какие знания и умения секретаря характеризуют его деловые качества?

В чем выражается коммуникабельность секретаря? Какой тип личности человека соответствует большей коммуникабельности? Зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий. Новая тема. Оставленные комментарии видны всем.

Деловые и личные качества секретаря

Как пpавило на не слишком кpупных пpедпpиятиях или для кpупных пpедпpиятий в его подpазделениях вся тяжесть делопpоизводственной pаботы ложится на секpетаpя pуководителя пpедпpиятия или секретаря руководителя подpазделения. Секpетаpская pабота тpебует умения быстpо пеpеключаться с одного вида деятельности на дpугой и хаpактеpизуется шиpотой и pазнообpазием выполняемых функций. Важнейшая функция секpетаpя — оказание максимальной помощи pуководителю и экономия его вpемени. Эта задача подpазумевает выполнение таких pабот как:. Работа с документами.

Знания, умения, навыки

Жаропонижающие средства для детей назначаются педиатром. Но бывают ситуации неотложной помощи при лихорадке, когда ребенку нужно дать лекарство немедленно. Тогда родители берут на себя ответственность и применяют жаропонижающие препараты. Что разрешено давать детям грудного возраста? Чем можно сбить температуру у детей постарше?

Работа в системах «человек-знак» обработка знаковой информации и «человек-человек» обслуживание руководителя, сотрудников, посетителей. Выполняет поручения руководителя. Записывает и передает поручения руководителя исполнителям, контролирует их выполнение. Собирает и обобщает необходимую информацию, самостоятельно принимает решение о степени ее важности. Подготавливает материалы для доклада руководителю. Ведет телефонные переговоры.

Для тренера жизненно важно разбираться в особенностях самого процесса обучения. В частности — понимать разницу между знаниями, умениями и навыками. Чтобы что-то сделать, человеку нужно знать с чего начинать, куда продолжать и как заканчивать. Это и есть знания — сведения о предметах и процессах.

Знания, умения, навыки и привычки

Как соотносятся между собой эти четыре понятия: знания, умения, навыки и привычки? Лучше всего начать с рассмотрения примера. Предположим, один гражданин решил стать автолюбителем. Для этого он сначала решил получить права. Первым делом он получил знания: изучил теорию вождения, правила дорожного движения, почитал разные полезные и не очень статьи в интернете. Затем постепенно у него стали формироваться умения, гражданин, например, научился заводить машину и трогаться с места, выполнять некоторые маневры и т.д. Постепенно, по мере увеличения опыта, умения стали преобразовываться в навыки: гражданин стал заводить машину и выполнять маневры так, что в значительно меньшей степени сознательно контролировал эти процессы, многие вещи он стал делать уже на полном «автомате». Таким образом, умения, отточенные в практике, стали превращаться (компилироваться) в навыки. Когда автолюбитель только начинал водить машину, книжные знания постепенно переходили из разряда теории в разряд практики. Со временем уже все книжные знания нашли свою проверку в действительности, были найдены наиболее оптимальные (или близкие к этому) способы выполнения тех или иных операций.

Основное отличие навыков от умений — в том, что владение навыком подразумевает совершенное или просто хорошо отточенное выполнение тех или иных действий. Можно иметь навык стрельбы из винтовки или же навык езды по гололеду, но нельзя иметь навык управления государством или же навык писания монографий.

В каком-то смысле знания — это тоже умения, тоже навыки. Только эти умения и навыки касаются вербальной и вообще мыслительной деятельности человека. Можно сказать, что человек умеет отвечать на вопрос: «Кто автор поэмы «Евгений Онегин»?». Можно сказать, что у человека развит навык владения иностранным языком (хотя под владением иностранным языком в основном подразумеваются знания человека). С некоторой натяжкой, но так можно говорить. Основное отличие знаний от умений и навыков в том, что конкретные знания человека о том или ином объекте, явлении — это место этого объекта или явления в картине мира человека. Любое новое знание человека нельзя уподоблять новому файлу на жестком диске компьютера. Любое новое знание — это изменившаяся картина мира человека. Если картина мира не меняется, то это умение или навык. Да, в процессе освоения какого-то умения или навыка может появиться новое знание, но точно так же в процессе посадки яблони можно случайно услышать оперу Чайковского; нельзя же на основании этого отождествлять яблоню и Чайковского.

Читать еще:  Ежемесячная денежная выплата за третьего ребёнка в 2021 г в кемеровской области

Знания, умения и навыки — это всё проявления целенаправленной деятельности, целенаправленных действий, конструктивного осмысления реальности. Но у человека, как и многих животных впрочем, далеко не каждое действие может быть осмысленным, целенаправленным и конструктивным. Дело в том, что есть такая вещь как привычка. Важно понимать, что привычка — это не только и не столько потребность что-то делать, сколько автоматизмы поведения, иногда простые, иногда сложные. Если, например, у человека имеется такая дурная привычка как алкоголизм, то это не просто потребность в периодическом употреблении этилового спирта, но ещё и определённые ритуалы, шаблоны поведения («выпить за знакомство», «выпить по случаю праздника» и т.п.). Порой эти ритуалы, шаблоны оказываются сильнее самого их обладателя. Даже если человек бросил пить, но попав в определённую ситуацию, он не может удержаться и у него «рука сама тянется».

Есть привычки хорошие, например у человека, делающего после пробуждения утреннюю гимнастику. Есть привычки нейтральные. Такие, например, как у автолюбителя во время поездки слушать музыку. Но для всех привычек, хороших, плохих или нейтральных, характерно то, что как внутри самой цепочки действий, так и вызов самой этой цепочки действий, носит автоматический характер. Данный автоматизм в силу своего характера рано или поздно может нанести весьма существенный вред их обладателю. Даже если привычка носит положительный характер (как в случае с зарядкой), тем не менее весьма возможна ситуация, когда автоматизм может навредить (например человек опаздывает на работу, но все равно не может без утренней зарядки).

Должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности

Начинающие специалисты, как правило не имеют представления о том, чем отличаются две такие должности, как секретарь и секретарь руководителя. Однако, круг обязанностей второго намного превышает должностные обязанности первого. В статье рассмотрим, что включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности.

Кто такой секретарь руководителя

Образование секретаря руководителя должно быть таким же, как и образование обычного секретаря. Но несмотря на это, размер заработной платы сотрудников, занимающих указанные должности, может значительно отличаться. Причем объясняется это не только наличием необходимого опыта работы, но и должностными обязанностями.

Подчиняется секретарь руководителя только одному начальнику – своему руководителю. Практически вся его работа направлена на решение, регулирование, а также администрирование рабочего времени своего начальства. Должностные обязанности рассматриваемой должности будут включать в себя такие понятия, как информационная поддержка начальника и административная поддержка начальника. Таким образом, секретарь обязан быть в курсе практически всех событий, связанных с руководителем компании, а также обязан осуществлять их организацию и планирование исходя из рабочего распорядка начальства. Кроме того, к должностным обязанностям также можно отнести общение с партнерами компании, назначение с ним встреч руководителя, планирование совещаний и переговоров.

Это все означает, что претендент на данную должность обязан иметь высокий уровень знаний делового этикета, а также знание иностранного языка. Последнее связано с тем, что контрагентами и партнерами компании-работодателя могут являться абсолютно разные фирмы и предприниматели, включая и иностранные. Одним из плюсов в данном случае также будет является наличие знаний в области национального делового этикета (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера бюджетного учреждения + 3 образца 2021 года).

Требования к внешнему виду секретаря руководителя

К внешности секретаря руководителя также выделяются ряд требований. Внешний вид такого работника должен быть презентабельным. Конечно, это не значит, что на работу следует одеваться помпезно. Это скорее будет свидетельствовать об отсутствии вкуса. Идеальным вариантом внешнего вида секретаря руководителя является классический костюм, туфли на каблуке средней высоты и неброские украшения. Что касается прически и макияжа, то волосы должны быть аккуратно и гладко причесанными, а на лице должен быть неброский макияж. Если на лице будет избыток косметики, то это наверняка отрицательно скажется на положительном восприятии соискателя (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера ЖКХ в 2021: образец заполнения).

Отличие секретаря от личного помощника

Такая должность, как личный помощник руководителя стала в последнее время достаточно популярной. Причем, если обратить внимание на должностные обязанности секретаря руководителя, то можно сделать выводы, что его работы очень сильно напоминает работу помощника. На самом деле разницы действительно практически нет. Даже в новом профессиональном стандарте секретаря руководителя включаются следующие его обязанности:

  • умение составить план рабочего дня руководителя;
  • расставление приоритетов при планировании;
  • назначение деловых встреч, переговоров;
  • организация командировок;
  • иные обязанности.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что секретарь знает практически поминутно чем занят его начальник и где он находится в настоящее время. Кроме того, многие руководители также поручают своим секретарям свои личные дела, которые не имеют никакого отношения к работе. Например, планирование личного отпуска, поездки в химчистку, покупка подарков для семьи и оформление личных документов.

Важно! Если соискатель на должность секретаря руководителя не готов заниматься личными делами своего руководителя, то прежде, чем подписывать трудовой договор, следует проверить наличие в нем должностной инструкции и отсутствие поручений личного характера.

Основные функции секретаря руководителя

К основным функциям сотрудника, занимающего указанную должность, относится следующее:

  • составление писем, запросов и иных документов;
  • подготовка ответов на письма;
  • осуществлять подготовку заседаний, совещаний, проводимых начальником (для этого может потребоваться подготовить необходимые материалы, оповестить всех участников о месте и времени проведения совещания, осуществить регистрацию всех участников);
  • оформлять по итогам заседаний или совещаний соответствующий протокол;
  • контролировать исполнение сотрудниками компании приказов и указаний руководителя, включая соблюдение указанных сроков и поручений;
  • вести контрольно-регистрационную картотеку.

Соискатель на должность секретаря руководителя должен обладать следующим уровнем знаний:

  • постановления, распоряжения руководителя, иные материалы и нормативные документы, которые касаются деятельности компании и осуществления делопроизводства;
  • состав руководства компании, структуру компании и ее подразделения;
  • организация делопроизводства;
  • порядок оформления и обработки документов компании;
  • архивное дело;
  • основы и навыки пользования приемно-переговорной техникой;
  • машинопись;
  • стандарты системы создания документации по унифицированным формам;
  • правила составления и печати делового письма, используя типовые формы;
  • технику делового общения;
  • организацию труда, управления;
  • умение работать с вычислительной техникой;
  • административное право, законодательство о труде;
  • правила трудового распорядка компании;
  • правила охраны труда.

Какие требования предъявляются к соискателю

К соискателям на должность секретаря руководителя предъявляется набор общих и профессиональных требований, а также требования к личным качествам претендента.

Опыт работы в должности секретаря не менее 2 лет (если у соискателя среднее профессиональное образование)

Специальные курсы, которые соискатель проходит регулярно

Умение работать с электронно-вычислительной техникой

Опыт работы в специализированных программах

Постоянное совершенствование собственных навыков

Организаторские, контролирующие и анализирующие навыки

Навыки организации личного времени и времени руководителя

Точность выполнения работ

Умение одновременно контролировать и осуществлять довольно внушительный перечень функций

Важно! Соискатель, соответствующий этим требованиям может рассчитывать на то, что он получить довольно престижную и высокооплачиваемую должность.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны содержаться: график и условия работы. Помимо этого, в инструкции могут прописываться требования к форме одежды и внешнему виду сотрудника в обычные рабочие дни, а также на момент заседаний и командировок. Помимо этого график работы секретаря может указываться, как ненормированный и предусматривать соответствующую денежную компенсацию.

Должностная инструкция является тем документом, который дает возможность претенденту на должность понимать какие обязанности он должен выполнять, а также позволяет работодателю требовать четкое соблюдение определенных функций. В последнем разделе должностной инструкции может указываться перечень документов, которые секретарь вправе будет заверять собственной подписью.

Заключение

Таким образом, должность секретаря руководителя является в настоящее время довольно престижной. Такой сотрудник в компании является «правой рукой» или личным помощником руководителя. Работая в данной должности, сотрудник отвечает за организацию рабочего времени своего начальника и практически поминутно планирует его рабочий день. Устроившись в престижную компанию и имея качества, знания и умения, соответствующие заявленным требованиям, такой секретарь может рассчитывать на довольно внушительный размер заработной платы.

Почему самые умные не всегда становятся самыми успешными

Марк всегда был одним из лучших учеников в классе. Его карьеру можно назвать неплохой, но когда он заглядывает в Facebook, то видит, что одноклассники, которые учились хуже, чем он, достигли большего. То же самое происходит и сейчас: некоторые коллеги опередили его в продвижении по карьерной лестнице. Иногда он задается вопросом: «Что же я делаю не так?».

Знакомый сюжет? Возможно, вы сами находитесь в подобной ситуации или у вас есть сотрудник или близкий человек с похожей проблемой. Интеллект в чистом виде – несомненно, огромное преимущество, но его не достаточно. И порой причина, по которой интеллектуально одаренные люди не достигают всего, чего хотят, заключается в том, что они мешают сами себе. Если вы в такой ситуации – есть хорошая новость: когда вы поймете свои недостатки, то сможете устранить их. Вот пять проблем, с которыми чаще всего сталкиваются умные люди.

1. Умные люди иногда недооценивают такой навык, как умение выстраивать отношения, и уделяют излишнее внимание интеллекту

Очень умные люди иногда считают успех неизбежным благодаря своему интеллекту и не понимают важности других навыков. Например, человек, которому трудно дается дипломатия на рабочем месте, может считать ее ненужным, недостойным навыком, который только раздражает. Также люди с высоким уровнем интеллекта могут считать коммуникабельность обязательной для секретаря, но не для руководителя. По этой причине они не тратят время и силы на развитие подобных навыков.

Как безобидные недостатки губят карьеру

Такие взгляды возникают не на пустом месте. У большинства людей имеется естественное желание добиться успеха благодаря своим сильным сторонам и избегать размышлений на темы, в которых они от природы не сильны. Смышленые дети обычно еще в раннем возрасте убеждаются, что их интеллект ценится. Они растут и слышат, какие они умные. Во время учебы в школе такие дети добиваются успеха легче, чем их одноклассники. Не удивительно, что во взрослом возрасте они продолжают уделять основное внимание интеллекту.

Но в большинстве случаев, чтобы подниматься по служебной лестнице, вам понадобится не только интеллект. И если вы сосредоточены на своих самых сильных сторонах и не пытаетесь усилить слабые, вы сами себе вредите.

Решение. Используйте свои сильные стороны, чтобы преодолеть слабые. Если вы умеете хорошо учиться, то легко освоите навыки, которых не имеете от природы. Не нужно менять себя. Вам просто нужен план действий и по-настоящему конструктивный подход. Например, выберите три конкретные модели дипломатичного поведения на работе, которые помогут вам добиться успеха в отношениях с коллегами и начальством.

2. Очень умных людей может раздражать командная работа

Если человек схватывает на лету и предъявляет высокие требования к собственной работе, ему бывает трудно работать с людьми, которым требуется больше времени на обработку информации и усвоение идей. Если человек в школе чувствовал, что не может развиваться в полной мере из-за менее умных одноклассников, раздражение от командной работы может возникнуть довольно рано. Помните, как вы выполняли большую часть работы в групповых проектах или как вас ругали за то, что вы отвлекаетесь на уроке, который для вас тянулся слишком медленно? Похожие ситуации могут снова возникнуть позднее. Если человек был эмоционально уязвим в детстве, во взрослом возрасте он тоже может неадекватно реагировать, когда ему наступают на больную мозоль.

Кроме того, умным людям, особенно склонным к перфекционизму, бывает трудно делегировать задачи, потому что они считают, что могут выполнить их лучше (независимо от того, так ли это на самом деле).

Решение. Будьте снисходительны к своим внутренним реакциям и постарайтесь понять их причины. Учитесь искренне ценить многообразие мышления других участников команды.

3. Самоуважение умных людей связано в основном с интеллектом

Это может уменьшать их жизнестойкость и заставляет избегать определенных ситуаций. Если значительная часть вашего самоуважения зависит от интеллекта, нелегко оказаться в ситуациях, когда в вашей броне обнаруживаются прорехи. Такие ситуации возникают при работе с людьми, еще более квалифицированными или умными, чем вы. Или при получении критической обратной связи. Или когда вы берете на себя риск и терпите неудачу. Любая ситуация, в которой вы чувствуете себя недостаточно умным, кажется вам угрожающей. Умный человек может даже стремиться избегать подобных ситуаций, что в конце концов сдерживает его развитие.

Читать еще:  Характеристика поведения

Решение. Объективно посмотрите на преимущества работы с людьми, которые в некотором отношении умнее вас. Если вы окружаете себя умными людьми, то поступаете правильно. Как говорится, одна голова хорошо, а две лучше. Развивайте отношения с людьми, которые могут дать вам полезную и конструктивную обратную связь. Если вы научитесь получать критическую обратную связь от людей, которые верят в ваши таланты и способности, развиваться вам будет намного легче.

4. Умным людям быстро становится скучно

Семь навыков незаменимых людей в эпоху автоматизации

Быть умным и быть любознательным – не одно и то же. Но если вы сочетаете в себе оба эти качества, то можете обнаружить, что вам быстро становится скучно снова и снова выполнять одни и те же действия. Иногда причина успеха в карьере кроется в творческом подходе, но во многих случаях – в том, чтобы стать узким специалистом и постоянно выполнять набор определенных действий. Если вы умны, любознательны и любите учиться, то можете обнаружить, что быстро теряете интерес к тому, в чем разобрались. Вам скучно выполнять монотонную работу, и вы предпочли бы постоянно учиться новому. Такой подход может оказаться менее выгодным, но повторять одно и то же для вас слишком скучно или просто.

Решение. Постарайтесь взглянуть на ситуацию со стороны и понять, когда стоит перетерпеть скуку ради легкой победы и успеха в целом. Вместо того чтобы вносить принципиальные изменения в вашу рабочую жизнь, определите, какие короткие периоды скуки (несколько минут или часов) могут значительно способствовать вашему успеху. Например, можно посвятить пять часов в неделю монотонной, но прибыльной деятельности. У вас будет достаточно возможностей компенсировать усилия в борьбе со скукой – ведь можно получать новые знания в самых разных областях жизни (работе, хобби, фитнесе, самопознании и т. д.).

5. Умные люди иногда считают глубокие размышления решением всех проблем

Способные люди привыкли добиваться успеха с помощью мыслительных навыков, но иногда могут упускать из виду ситуации, когда другой подход будет более выгодным. Например, умный человек может каждую ситуацию обдумывать слишком глубоко (проводить лишние исследования по каждому решению и все время мысленно возвращаться к каждой ошибке), но иное, менее придирчивое, отношение к тем же ошибкам принесло бы больше пользы.

Решение. Обращайте внимание на то, не стали ли ваши размышления на ту или иную тему нездоровыми и навязчивыми. Подумайте, не приведут ли вас к успеху другие стратегии. Экспериментируйте. Делайте перерывы, чтобы сдвинуться с места. Позвольте себе учиться, действуя, а не проводя изнурительные исследования. Расширяйте набор навыков за счет новых идей. Не становитесь человеком, которому все проблемы кажутся гвоздями, потому что единственный инструмент, который у него есть, – это молоток. И, наконец, если вы замечаете за собой, что все время мысленно возвращаетесь к неприятной ситуации, прерывайте себя, на несколько минут погружаясь в увлекательное для вас занятие (например, соберите пазл, решите головоломку). Эта стратегия может на удивление эффективно обрывать негативные мысли.

Какая из этих пяти ситуаций кажется вам наиболее знакомой? Попробуйте расставить их в порядке важности. Может быть, у вас есть коллеги или знакомые, попадающие в похожие ловушки? Постарайтесь избавиться от ощущений стыда, сожаления или осуждения – они не нужны и вредны для преодоления этих привычек. Даже от глубоко укоренившихся моделей поведения можно избавиться, если применить один из перечисленных выше способов.

Об авторе: Элис Бойес – клинический психолог, автор книг The Healthy Mind Toolkit и The Anxiety Toolkit

Что такое комплекс ГТО?

Общероссийское движение «Готов к труду и обороне» — программа физкультурной подготовки, существовавшая в нашей стране с 1931 по 1991 год, которая охватывала население в возрасте от 10 до 60 лет. С ликвидацией Советского Союза комплекс ГТО прекратил свое существование. С 2014 года происходит возрождение комплекса в условиях современной России.
Современный комплекс «Готов к труду и обороне» (ГТО) — полноценная программная и нормативная основа физического воспитания населения страны, нацеленная на развитие массового спорта и оздоровление нации.

Подготовка к выполнению государственных требований комплекса ГТО обеспечивается систематическими занятиями по программам физического воспитания в учебных заведениях, пунктах начальной военной подготовки, спортивных секциях, группах общей физической подготовки, в учреждениях дополнительного образования (спортивные клубы) и самостоятельно.

Комплекс ГТО состоит из 11 ступеней в соответствии с возрастными группами населения от 6 до 70 лет и старше и нормативов по 3 уровням трудности, соответствующих золотому, серебряному и бронзовому знакам.

I. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 6 до 8 лет
II. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 9 до 10 лет
III. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 11 до 12 лет
IV. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 13 до 15 лет
V. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 16 до 17 лет
VI. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 18 до 29 лет
VII. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 30 до 39 лет
VIII. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 40 до 49 лет
IX. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 50 до 59 лет
X. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 60 до 69 лет
XI. СТУПЕНЬ — возрастная группа от 70 лет и старше

Виды нормативов и испытаний (тестов), входящие в состав ВФСК ГТО , направлены на определение уровня развития физических качеств человека: выносливости, силы, гибкости и его скоростных возможностей. Субъектам Российской Федерации предоставляется право дополнительно включать в комплекс ГТО на региональном уровне 2 вида нормативов и испытаний (тестов), в том числе по национальным, военно-прикладным и по наиболее популярным в молодежной среде видам спорта. Государственные требования комплекса ГТО внутри каждой ступени делятся на:
— обязательные;
— по выбору.
Плюс, рекомендации по недельной двигательной активности.

Зачем нужен комплекс ГТО?

Целями ВФСК ГТО являются укрепление здоровья, гармоничное и всестороннее развитие личности, воспитание патриотизма. Задачами Всероссийского физкультурно-спортивного комплекса являются:
а) увеличение числа граждан, систематически занимающихся физической культурой и спортом в Российской Федерации;
б) повышение уровня физической подготовленности и продолжительности жизни граждан Российской Федерации;
в) формирование у населения осознанных потребностей в систематических занятиях физической культурой и спортом, физическое самосовершенствование и ведение здорового образа жизни;
г) повышение общего уровня знаний населения о средствах, методах и формах организации самостоятельных занятий, в том числе с использованием современных информационных технологий;
д) модернизация системы физического воспитания и системы развития массового, детско-юношеского, школьного и студенческого спорта в образовательных организациях, в том числе путем увеличения количества спортивных клубов.

Принципы внедрения ВФСК ГТО

Всероссийский физкультурно-спортивный комплекс основывается на следующих принципах:
а) добровольность и доступность;
б) оздоровительная и личностно ориентированная направленность;
в) обязательность медицинского контроля;
г) учет региональных особенностей и национальных традиций.

Пример резюме секретаря

Секретарь выполняет работу по организации, распределению и обеспечению деятельности руководителя. Секретарь в первую очередь это помощник руководителя в разных организационных вопросах. Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой. Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью — это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени. В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями, организация встреч, совещаний и командировок руководства и другая помощь. Более подробно обязанности секретаря можно увидеть в приведенном ниже примере резюме секретаря.

В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение. Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники — делопроизводители, имеющие специально образование.

На этой странице приведен пример резюме секретаря. Если вы ищете ответ на вопрос, что писать в резюме секретаря или делопроизводителя, то советуем вам дополнительно посмотреть на нашем сайте материал статьи пример резюме, в котором на примере достаточно подробно разобран вопрос, как составить резюме.

Образец резюме секретаря

Фамилия Имя Отчество

Город: Москва, т. 011-111-22-33 e-mai: none@none.ru

Секретарь / секретарь-делопроизводитель / секретарь-референт / секретарь со знанием английского языка

Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с хорошим знанием английского языка и отличными навыками общения с людьми.
Дата рождения: 29.02.1990г.
Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб.
График работы: полный рабочий день

Ресторан «Облако»: с июля 2011 по настоящее время
Должность: секретарь делопроизводитель со знанием английского языка
Обязанности:

Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов.
Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя.
Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю
Организация и проведение телефонных переговоров руководителя.
Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.
Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе.
Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников.
Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив.
Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
Выполнение отдельных служебных поручений.

Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

Основное образование: среднее специальное
Тульский Бизнес Колледж
Годы учебы: c 2007 по 2009 г.г.
Диплом по специальности «делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование». «

Семейное положение: не замужем
Дети: нет
Иностранный язык: английский (среднее)
Возможность командировок: нет
Возможность переезда в другой город: нет

Приятная внешность, элегантна, коммуникабельна, с умением избегать конфликтов, ответственна, аккуратна, исполнительна, быстро обучаема, без вредных привычек.

Кто такой секретарь референт?

Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово «референт» в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий. Одно из значений слова «референт» — это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о. слово «референт» в названии должности секретаря подразумевает дополнительно к обычным обязанностям секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, подготовка проектов документов, сбор и подготовка информационно-аналитических материалов, и т.д. Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.

Должна ли быть фотография в резюме секретаря?

Должность секретаря предполагает общение с людьми, поэтому внешность секретаря играет не последнюю роль в принятии решения о выборе того или иного кандидата на эту должность. К вопросу нужна ли фотография в резюме следует подходить крайне осторожно. Тем не менее, сопроводить в резюме секретаря фотографией будет вполне оправдано. Если у вас нет подходящей фотографии или вы не знаете, какую фотографию выбрать, обратите внимание так же на советы как улучшить свою фотографию для резюме на этом сайте.

Бывают случаи, когда непросто вспомнить или сформулировать ваш опыт работы и профессиональные навыки, особенно если работа секретаря уже стала для вас обычным делом. В этом случае исполняемые обязанности как бы размываются и не кажутся вам такими уж важными, а само собой разумеющимися обязанностями каждого уважающего себя секретаря. Но для работодателя это не так. Чем более подробно вы опишете свой опыт работы, тем больше шансов, что именно ваше резюме заинтересует работодателя. В этом вам может помочь раздел: личные достижения для резюме. Если вы ищите пример резюме секретаря-референта, то возможно вам будут полезны подобранные нами личные качества секретаря для резюме.

Новые квалификационные характеристики секретарей

Автор: Т. Кузнецова
Источник: »Управление персоналом»#2, 2000

В первом номере журнала “Секретарское дело” за этот год в статье “Как составить должностную инструкцию секретаря”, раскрывая методику разработки этого важного организационного документа, указывалось на необходимость положить в основу разработки конкретной должностной инструкции квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, хотя они и были разработаны более 10 лет назад (переутверждены в 1996 г.) и во многом устарели.

Читать еще:  80 лет пенсия 2группа

В настоящее время опубликован новый “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”. Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм .

В справочнике в разделе “Общие положения” сделано примечание, в котором указывается, что “под “предприятием” понимаются коммерческие организации, создаваемые в форме хозяйственных товариществ и обществ, в т.ч. открытых и закрытых акционерных обществ, акционерных обществ работников (народных предприятий), производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий” 1 . Такое же понимание будет вкладываться в этот термин и в данной статье.

Назначение справочника сформулировано достаточно четко: “Настоящий Квалификационный справочник должностей руководи-телей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действен-ный механизм разграничения функций, полномочий и ответственнос-ти, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в совре-менных условиях развития рыночных отношений”.

Как следует из введения, справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны с установлением и развитием рыночных экономических отношений. Это, например, должность менеджера, аудитора, аукциониста, биржевого маклера, оценщика, брокера, дилера и др.
Что касается должностных характеристик секретарского состава, то кроме ранее существовавших, появилась квалификационная характеристика секретаря руководителя и ученого секретаря.

В справочнике в отличие от предыдущего “Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих” есть одно очень важное изменение – в нем не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе “Общие положения” записано, что “ Квалификационные категории по оплате труда специалистов уста-навливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при вы-полнении должностных обязанностей, его ответственность за прини-маемые решения, отношение к работе, эффективность и качество тру-да, а также профессиональные знания, опыт практической деятельно-сти, определяемый стажем работы по специальности, и др.
Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.

Квалификационные характеристики, как и предшествующие, включают три раздела: “Должностные обязанности“, “Должен знать“ и “Требования к квалификации“. Однако название и содержание третьего раздела скорректировано. В предшествующих квалификационных характеристиках этот раздел назывался — «Требования к квалификации по разрядам оплаты» и упор делался на разряд, хотя указывались и требования к образованию, и стажу работы. В новой редакции в разделе “Требования к квалификации” указываются лишь требования к образованию и стажу работы без тарифной сетки.
Но в тех случаях, когда профессия имеет категории, например, стенографистки или машинистки, требования к квалификации даются по каждой категории. Например:

Машинистка. Требования к квалификации.
Машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту.
Машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.

Стенографистка. Требования к квалификации.
Стенографистка I категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 110 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
Стенографистка II категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 85-90 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
В разделе “Должностные обязанности” по-прежнему “установлены основные тру-довые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обес-печить оптимальную специализацию служащих.

В разделе “Должен знать” содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а так-же знаний законодательных и нормативных правовых актов, положе-ний, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей“ 2 .

Так как функциональные обязанности секретарей и виды выполняемых ими работ устойчивы и фактически не изменились (меняется только технология работы с внедрением средств механизации и автоматизации), то эти разделы в квалификационных характеристиках секретарского состава в новом сборнике по содержанию не изменились, они претерпели лишь незначительную редакционную правку. Новой, как уже отмечалось, является квалификационная характеристика секретаря руководителя. Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы. В требованиях к квалификации секретаря руководителя, следуя запросам рынка труда, справедливо указана необходимость высшего профессионального образования.

Рассмотрим квалификационную характеристику секретаря руководителя.

Секретарь руководителя. Должностные обязанности.

Печенюк Галины Владимировны (стр. 15 из 17)

Радиотелефоны удобно устанавливать на автомобилях.

Оплата за разговоры по радиотелефону, чаще всего, взимается поми­нутно. Иногда в абонентскую плату включается стоимость определен­ного отрезка времени, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.

Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров до нескольких ки­лометров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравне­нию с обычным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового телефона может иметь гораз­до меньшую мощность, а следовательно, и габариты. Сотовый радиоте­лефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиоте­лефонная сеть обеспечивает надежную связь, конфиденциальность, вы­ход на городскую телефонную сеть, на междугородные и международ­ные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном про­мышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесо­образна.

Пейджер — это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений. Сообщение, адресованное пейджеру, он принимает в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экране сразу или сделать это позже. Если вы приобрели двуязычный пейджер компании Multi Page с русским и латинским алфавитами, необходимо знать, что кроме услуг (информации о курсе валют, погоде, пробках на дорогах) абонент получает возможность передать сообщения не только на рус­ском, но и на английском языках. Переданное сообщение на русском языке ваш иностранный партнер тут же получает на английском, так как операторами компании работают синхронные переводчики. В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что ес­ли вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь поступившим. Зона действия пейджинговой связи — до 100 км. Можно также использовать пейджинговую связь для междугородных сообщений (роуминг). Для передачи информации на пейджер в этом случае необходимо набрать междугородный номер.

В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь Если вы не в состоянии вы­слать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента Неоспоримыми преимуществами факса являются оператив­ность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат — это, по су­ти, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копи­ровать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы.

После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению Кроме того, всегда можно распечатать пол­ный отчет о полученных и переданных сообщениях

Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы «XEROX», хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большин­ство копировальных средств обычно называют ксероксами.

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя спо­собами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.

Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картрид­жей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специаль­ные устройства для уничтожения бумаг — шредеры.

Современная психология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом — весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т.д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

В профессии секретаря сочетаются два, на наш взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думается, что настоящий секретарь должен быть «един в двух лицах» — и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь — лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда «в форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, «не видеть и не слышать» того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.

Функции секретаря разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного сослуживца и т.д.

Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

У нас имеются некоторые рекомендации по улучшению секретарской деятельности в исполнительных органах Сакского городского совета:

1. Необходима разработка нормативного документа, регламентирующего секретарские должности от низшей ступени к высшей, по уровню профессиональной подготовки. Такой документ позволил бы руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря.

2. Требуется постоянное повышение квалификации секретаря. В связи с тем, что с каждым годом растет число нормативно-правовых документов, появляются и получают все большее распространение новые средства оргтехники и информационные технологии, то секретарю просто необходимо повышать свой профессиональный уровень, овладевая новыми средствами оргтехники и приобретая необходимый опыт. К сожалению, в исполнительном комитете Сакского городского совета вопросам профессионального уровня госслужащих уделяется недостаточно внимания.

3. Необходима организация внутриофисной телефонной связи. Много сложностей возникает у руководителя (городского головы) при организации мини-совещаний, которые желательно провести оперативно, не нарушая свой собственный план работы и не отрывая от работы других. Именно для этого лучше всего использовать в работе мини-АТС, т.к. это позволяет обойтись одним аппаратом как для связи внутри организации, так и для выхода во «внешний мир».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector